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脱Excelはなぜ必要？Excelのデメリットや脱Excelすべき業務を解説
2023.04.25 Circlace
Excel（エクセル）はビジネスの多くの場面で活用されていますが、実は「脱Excel」したほうが業務を安全かつ効率的に進められるシーンもあります。
今回は、脱Excelが必要となる理由・業務の種類、業務にExcelを使用するリスクなどを解説します。業務効率化にお悩みの企業様はぜひご参考にしてください。
脱Excelとは？なぜ必要なのか
脱Excel（脱エクセル）とは、Excel（エクセル）を利用して行っていた業務について、Excelを利用せずに業務遂行ができるようフローややり方を変えることです。
Excelは言わずとしれたOfficeソフトの1つで、「表計算ソフト」と呼ばれます。表計算機能に加え、各種リストの作成やスケジュール管理など多彩な用途で使える汎用性の高さから、多くの企業が業務に活用しています。
しかし、Excelは使い勝手やセキュリティなどの面でデメリットが多いことも事実です。近年では、Excelと類似の機能を持ちながら利便性の高いツールも増えています。
そのため、業務によっては脱Excelし別のツールに移行したほうが、業務を効率的に進められるのです。
近年はDX推進などの流れから「脱アナログ業務」が進んでいます。ExcelはPCなどのデジタル端末上で操作するソフトではありますが、手入力などの人の手を介した作業が必要なシーンが多く、作業自体はアナログだといえることから、脱Excelが必要とされています。
脱Excelが適している業務とは？
とはいえ、すべての業務からExcelを取り去ることが最適解かというとそうではありません。依然としてExcelを活用すべき業務も、中にはあることでしょう。
基本的に「情報の連携や共有が必要となる業務」はExcelよりも適したツールがあり、脱Excelに向いていると言えます。
具体的にはどのような業務なのか、もう少し詳しくご説明していきましょう。
脱Excelが適している業務の特徴
脱Excelが適している業務の特徴は、次のとおりです。
・大容量データの管理や処理
・複数人での編集が必要な作業
・頻繁にバージョンやフェーズ更新が必要な作業
・アクセス権の管理が必要な作業 など
以上のような、管理すべきデータの種類や更新頻度が多い場合や、データに関係するメンバーが複数いる場合などは脱Excelが適しています。
脱Excelするべきかどうかを悩む場合は、扱うデータと関係するメンバーをチェックし、上記の特徴に当てはまるかどうかで判断するのがおすすめです。
チーム内の情報連携や共有をする業務は脱Excelしたほうが良い
前項の特徴を踏まえると、顧客管理・情報共有・タスク管理・プロジェクト管理などは、脱Excelすればより効率的かつ安全な業務遂行につながるでしょう。
一方で、各個人で行う資料作成や分析などのクローズドな作業の場合、脱Excelの優先順位は比較的低くなります。ただし、データを他者からも閲覧可能にすることでナレッジ共有が図れる場合は、積極的に脱Excelを検討すべきです。
業務にExcelを使用するデメリット・リスク
業務にExcelを使用すると、次のようなデメリットが生じやすくなります。
・運用の属人化
・ヒューマンエラー
・大容量データの扱いづらさ
・PCの動作不良
・セキュリティ面の不安
・ファイル管理の煩雑さ
各デメリットについて、順番に説明します。
属人性が高い
Excelは、マクロや数式などが便利な反面、詳しい人でないと整理や保守ができないため、運用が属人化しやすいことがデメリットです。
具体的には、以下のようなトラブルが起こり得ます。
◆Excelの属人性が高いことに由来するトラブル例
|
・業務に最適化させたマクロを作成し日常業務に使用していたが、マクロを組んだ従業員が突然退社して、修正できなくなる ・Excelの数式の仕組みや意図を理解していない従業員が誤った使い方をしてしまう |
ヒューマンエラーが起こりやすい
Excelは汎用性が高くさまざまな使い方ができますが、その自由度の高さが仇となり、ミスが起こりやすい点がデメリットです。「数式が間違っていた」「作業中に消してしまった」という場合に、ミスに気付きにくいリスクもあります。
具体的なトラブル例を見てみましょう。
◆ヒューマンエラーが起こりやすいことによるトラブル例
|
・数式を入力したセルをロックしていなかったために、誰かがミスで数式を一部書き換えてしまい、売上管理などで誤った計算結果が出ていた |
大容量データの取扱いに適していない
Excelは大容量データの取扱いに適していないため、入力するデータ量が増えるほど、使い勝手が悪くなるのが難点です。Excelで扱えるデータの量には上限があります。行数に上限があるほか、大量のデータを処理するとフリーズすることもあります。
具体的には次のようなシーンで、利便性が下がってしまうでしょう。
◆大容量データの取扱いに適していないことによるトラブル例
|
・顧客名簿の件数が増えてしまい、フォルダを開こうとしてもなかなか開けず、業務が滞る ・データ分析をしようとしたら、フリーズしてしまった |
PCなどのスペックによっては動作不良に陥る
Excelは保存しているデータ量がそこまで大きくなくても、スペックの低いデバイスでは動作不良に陥ることがあります。例えば、「動作が遅くてフォルダがなかなか開かない」「集計作業に時間がかかる」といったことが起き、業務の効率性を低下させかねません。
以下の例のように、テレワーク時など普段と違う環境でExcelを使用する際に、特にデメリットが大きくなります。
◆PCなどのスペックによっては動作不良に陥ることによるトラブル例
|
・コロナ禍で急遽テレワークとなり、支給された古いノートPCで複数のExcelを開いて作業していたら、正常に保存ができなくなり対処に時間を要した ・営業先で、長年使用しているタブレット端末でExcelの分析機能を使用したら多大な時間がかかり、営業活動に支障が出た |
共有機能に制限があり、セキュリティに不安がある
Excelは、共有フォルダに保存しておくことで、社内ネットワーク内において共同で編集できますが、機能に制限があります。また、ファイルへのアクセス権についても、ユーザーごとの細かなアクセス権限設定が難しく、セキュリティ面でリスクがあります。
◆共有機能に制限があり、セキュリティに不安があることによるトラブル例
|
・非正規雇用の従業員には見せたくない機密性の高いデータがあるが、アクセス権限の設定が難しいため隔離したフォルダに置いて正社員間で共有していたところ、たまたま非正規雇用の従業員に見つけられ、閲覧されてしまった |
検索性が低く、ファイル管理が大変
Excelは検索性が低く、ファイル管理が煩雑になりがちです。
一般的にExcelでは、ファイル名に「Ver.●」とつけたり、日付を入れたりすることでファイルのバージョン管理を行います。しかし、ルールが定まっていなかったり、ルールを守らない従業員がいたりすると、必要なファイルを見つけ出すのが困難になります。
◆検索性が低く、ファイル管理が大変であることによるトラブル例
|
・ファイル名の末尾が「Ver.3_最新版_最終_0410更新」のような状態のファイルが並び、結局、最新版のファイルがどれなのか分からない ・膨大なデータの中から目当てのファイルを検索することができず、目的のファイルを探し出せない |
業務にExcelを使用するメリット
デメリットがあるにもかかわらず、Excelを利用する企業が多いのは、次のような理由からです。
・自由にカスタマイズができる
・新たなスキルの習得や業務フロー変更をせずに済む
確かにExcelに取り回しのよさはありますが、難点と表裏一体であることを踏まえ、本当に使い続けるべきかどうか検討する必要があるでしょう。
自由にカスタマイズができる
Excelはカスタマイズ性能が高く、
・マクロや数式などを用いて、自社業務に最適化した処理を行う
・レイアウトを自由に変更する
といった汎用性の高い使い方ができます。
ただし、反面、「カスタマイズに手間がかかる」「個別の用途に特化したツールより利便性は低い」という側面もあることを覚えておきましょう。
新たなスキルの習得や業務フロー変更をせずに済む
Excelをさまざまな業務で使いまわすことで、新たなスキルの習得や業務フロー変更をせずに済むのも利点です。
ただし、VUCAの時代と言われビジネスを取り巻く環境変化が激しい現代においては、デジタルツールもどんどん最適化し、効率化を追求することが欠かせません。
変更を避けるため成長や競争力を犠牲にしては本末転倒であることを、念頭に置いておく必要があります。
Excelよりも円滑な情報共有を目指すなら
脱Excelを図り、情報共有の精度と効率を高めたいのであれば「Circlace®」を活用することをおすすめします。
Circlace®とは
「Circlace®」とは業務上の情報共有やコミュニケーションを前進させる、統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォームです。ファイル共有やタスク管理、チャットなどビジネスに必要なさまざまな機能が、このツール1つで完結します。
脱ExcelをしてCirclace®を活用するメリット
Excelに依存した業務を変革しCirclace®を活用することで、以下のような効果が期待できます。
【1】情報の共有性が向上する
Circlace®を使用することで、情報を一元的に管理することが可能となります。情報の重複や更新漏れを防ぎ、情報共有の効率が向上することでしょう。
【2】情報の検索性が向上する
Excelでは、膨大なデータを検索することは難しいです。一方、Circlace®には高度な検索機能が備わっているため求める情報にたどり着きやすく、迅速かつ正確な情報の検索が可能です。これにより、ファイルを探すなどの非生産的な行為に充てる時間を削減できます。
【3】情報のセキュリティが向上する
Excelではファイルを共有することでしかアクセス制御を行うことができません。一方、Circlace®ではアクセス制御機能を使用することで、情報のセキュリティを強化することが可能です。セキュアな環境なので、機密性の高い情報のやり取りも安心して行えます。
【4】情報の分析性が向上する
Circlace®にはデータ分析機能が備わっています。Excelよりも高度、且つ業務に沿った分析を行うことができるため、ビジネス上の意思決定に役立てることが可能です。ルです。
バックオフィス部門のDXを実施したいとお考えの方は、ぜひ「Circlace®」の導入をご検討ください。
Circlace®でスムーズな情報共有を
Excelは多くの企業で使用されているソフトであり、今後も表計算や表作成の用途では活用されていくことと予想されますが、社内外との情報連携や共有の用途に関しては「脱Excel」が進んでいくものと考えられます。
顧客管理・情報共有・タスク管理・プロジェクト管理などにExcelを利用しているならば、できるだけ早いタイミングで「脱Excel」を進めることをおすすめします。
Circlace®を活用し情報共有を円滑にすることで、ナレッジマネジメントの実現にもつながります。また、Circlace®で収集したデータを最大限活用していくことで、業務や教育の効率化だけでなく、ビジネスに新たな価値を持たせることまでも期待できるでしょう。
古いやり方から脱却し、自社のビジネスをステージアップさせたいとお考えの企業様はぜひ導入をご検討ください。
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