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一元管理のメリット・デメリットとは？ 一元管理実現のポイントを解説
2022.06.10 Circlace
企業にとって、情報は重要な経営資源です。しかし、情報の管理方法や格納場所がバラバラだと、必要なときにすぐに確認することができません。情報の確認を迅速化するためには、まとめて分かりやすく管理することが大切です。
そこで今回は、一元管理のメリットやデメリットや、一元管理を実現させるポイントを解説します。
一元管理とは何か
一元管理とは、複数のものをひとまとめにして1カ所で管理し、データを活用しやすい状態にすることです。ビジネスの分野では、主に経営資源を一括で管理することを指します。
一括管理との違い
一括管理は、データを集約するだけです。一方で、一元管理は集約だけではなく管理方法の統一も含みます。一元管理を行うことで効率的なデータ活用が可能です。
一元管理の対象
一元管理の対象となる「経営資源」は、ヒト・モノ・カネ・情報を指します。ヒトは人事や組織、モノはサービスや商品、カネは運営資金、情報はノウハウなどのことです。
一元管理のメリット
情報を一元管理するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
作業の効率化
情報を一元管理することで、作業の効率化が可能です。情報が一元管理されていない場合、確認したい情報を探しにいかなければなりません。場合によっては他部署へ足を運んだり、担当者を探したりといった手間がかかることもあります。
一元管理をして作業のあらゆる情報を集約することで確認作業の工数が減るため、バックオフィス業務などの効率化に役立ちます。
人的ミスの削減
情報を紙でアナログ管理している場合、ヒューマンエラーにつながることがあります。例えば、ファイリングの場所を間違えていたり、古い情報を参照してしまったりといったトラブルにつながることがあるでしょう。一元管理をすることで、情報伝達によるミスが減ると考えられます。
情報活用の活発化
たくさんの有益な情報を保有していても、管理が行き届いていなければ活用することはできないでしょう。一元管理することで、有益な情報を活用できる環境を作ることが可能です。
また、必要な情報にすぐにアクセスできる環境を作ることで、誰もが平等に情報を手に入られます。従業員の間にあった情報格差を改善することができ、意思決定のスピード向上などに役立つでしょう。
一元管理のデメリット
一元管理にはメリットが多くありますが、デメリットもあります。ここでは、一元管理のデメリットについて見ていきましょう。
導入コスト
一元管理を行うために新たにシステムを導入する場合、初期コストが掛かります。コストだけではなく、システムを活用するための運用ルール策定や従業員への説明などの手間もかかります。
システムを用いずにアナログな手法で一元管理を行う場合、費用はそれほど掛かりませんが、後者の手間や時間に関する負担が重くなります。管理方法が遵守されているかどうか都度確認を行い、問題があれば従業員への再度の説明や管理方法の見直しなどを行う必要があります。
操作・管理が複雑化することがある
一元管理を行う際は、社内のさまざまな情報を1つのシステムに集約させます。膨大な量のデータになることもあるため、操作や管理が複雑化する恐れもあるでしょう。
データを探すための操作が複雑化してしまうと、システムの利用を避ける従業員が出てくることもあります。
一元管理 3つの方法
一元管理を行うことで、作業を効率化させたり、人的ミスを軽減したりとさまざまなメリットがあります。
では、一元管理はどのように行うのでしょうか。ここでは、3つの方法をご紹介します。
ファイルサーバーにデータを集約
ファイルサーバーは、ファイル共有機能に特化したサーバーのことです。ファイルサーバーで情報の一元管理を行うことで、セキュリティの担保や個人PCのストレージ容量不足の解消につながります。
ファイルサーバーは、あらかじめ誰が利用できるかを決めておくことができるため、安全性の担保につながります。個人PCへの保存が不要なため、ストレージ容量を圧迫しない点もメリットです。
ただし、サーバーの設置場所が必要となり、災害があった場合は物理的な破損の危険性もあります。導入・管理・運用に手間とコストがかかるという点もデメリットです。
クラウドストレージにデータを集約
クラウドストレージとは、インターネット上に設置された、データを格納するためのスペースのことです。オンラインストレージとも呼ばれます。
設計や構築、運用管理はベンダー側に一任できるため、初期コストを抑えながら一元管理を始めることができます。データが分散管理されているサービスを選べば、災害時の破損リスクも低減できます。
ただし、クラウドストレージはインターネット上でデータを管理することになるため、セキュリティ対策が重要です。強固なセキュリティ対策を講じているかどうか、自社のセキュリティポリシーに沿ったものかどうかなどをよく確認しましょう。
また、クラウドサービスはカスタマイズ性に乏しい点もデメリットです。現行の運用方法から大きな変更をせずに移行できるかどうかを、あらかじめ確認する必要があります。
情報管理ツールを活用する
一元管理ができる情報管理ツールもあります。情報管理に特化した専用のツールなので、ルールに則った運用がしやすくなります。さまざまな情報やデータを管理できることもメリットです。
中には、ツール内でコミュニケーションが取れるものもあります。データに関する情報をやり取りしながらの管理が可能なため、業務効率化につながります。
ただし、情報管理ツールに備わっている機能は多岐にわたります。ツールによって備わっている機能が異なるため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。
一元管理を実現するには
一元管理を実現するには、どのような点に注意するべきなのでしょうか。
使いやすいシステム・ツールを選定する
データの一元管理にあたって新しくシステムやツールを導入する際には、多くの従業員にとって「使いやすいかどうか」を重視して選定することをおすすめします。具体的には「検索性の高さ」と「用途に適しているかどうか」がポイントとなります。
一元管理ツールには非常に多くのデータを保管するため、必要な情報をすぐに取り出せない状態になることも想定できます。情報の探しやすさ、つまり検索性の高さは、一元管理において重要な要素となります。
また、どれだけ高機能・多機能なシステムであっても、自社の業務に必要な機能が備わっていなければ意味がありません。用途に合ったシステム・ツールを選ぶよう留意しましょう。
従業員一人ひとりの意識改革を促す
情報管理ツールやストレージなどのファイル保管場所を用意しただけでは、一元管理は実現しません。従業員が一元管理について理解し、ルールを遵守してデータの管理・活用を行っていくことが必要です。
真の意味での一元管理を実現するためには、一元管理を実施する目的やデータ活用によって期待できる効果などを社内共有し、従業員一人ひとりの意識改革を目指しましょう。
一元管理の実現には「Circlace®」
Circlace（サークレイス）は、情報の管理はもちろん、コミュニケーションを取ることができる機能やプロジェクト管理機能、分析機能などが備わっています。情報を一元管理しつつ必要に応じてコミュニケーションを取ったりプロジェクトやユーザーを管理したりすることが可能です。
セキュリティ対策も万全ですので、安心してご利用いただけます。情報やデータの管理に関して課題感をお持ちの企業様は、ぜひCirclaceの導入を検討してみてください。
< 統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォーム「Circlace®︎」>
参考：
株式会社カオナビ｜カオナビ人事用語集「一元管理とは？ 意味、メリット・デメリットについて【経営資源（ヒト［人材］、モノ、カネ、情報）の集約】」
https://www.kaonavi.jp/dictionary/unified-management/ 2022年6月15日
株式会社あしたのチーム｜あしたの人事オンライン「一元管理とは？メリット・デメリットや一元管理システムに期待できる効果を解説」
https://www.kaonavi.jp/dictionary/unified-management/ 2021年3月30日
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https://www.itscom.co.jp/forbiz/column/cloud/874/ 2020年4月8日
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