Circlace
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バックオフィスDXとは？メリットと実施時の注意点、具体的な方法を解説
2022.12.15 Circlace
DXに取り組むなら欠かせないのが、バックオフィス業務のDX化です。効果が実感しやすいバックオフィスDXについて、必要性やメリット・注意点などを紹介します。「バックオフィス業務で課題を感じている」という場合は、特に参考にしてみてください。
バックオフィスDXとは
バックオフィスDXとは、文字通り、バックオフィス業務のDX化のことです。そうは言っても、バックオフィスの範囲やDXの意味などを、あいまいにしか把握していない方も多いことでしょう。
そこで、ここでは、バックオフィスとDXの基礎知識・バックオフィスDXの必要性についてご紹介します。
バックオフィスとは
バックオフィス業務とは、フロントオフィス業務の対義語で、顧客と直接顔を合わせることなく行う社内業務のことです。具体的に確認してみましょう。
◆バックオフィス業務
・顧客と直接顔を合わせることなく行う社内業務、管理部門
・人事、経理、総務、法務 など
◆フロントオフィス業務
・顧客と直接対面する機会のある対外的な業務
・営業、マーケティング、受付 など
上記のとおり、バックオフィス業務は、事務処理やパソコンでの作業が中心なので、DX化や効率化をしやすいという特徴があります。一方でフロントオフィス業務は、お客さまなどとコミュニケーションを取ることが中心であるため、効率化がしにくい傾向にあると言えるでしょう。
DXとは
DX（デジタルトランスフォーメーション：デジタル変革）とは、デジタルツールを取り入れる・データを活用するなどによって、業務の進め方を変革し、企業の競争力を高める取り組みのことです。
経済産業省では「デジタルガバナンス・コード2.0」を策定し、DXの取り組みを後押しするなど、積極的な推進が求められています。
一方で日本は、世界的に見て、DXの取り組みが進んでいないことも事実です。総務省の「令和4年版情報通信白書」においても、何らかの形でDXに取り組んでいる企業は、日本では約56％でしたが、米国では約79％にも上りました。
グローバル化が進む中で、日本企業が競争力を維持するためには、DXへのさらなる取り組みが急がれると言えるでしょう。
バックオフィスDXの必要性
DXに取り組むにあたって、バックオフィスDXの必要性は高いと言えます。企業経営に深く関わる部門であり、ミスが許されない業務が多いからです。
また、バックオフィス業務をDX化すれば、働き方改革の実現につながります。DX化が進めば、オフィスにいなくても業務ができるようになり、テレワーク導入が可能となるからです。
新型コロナウイルス感染症対策の一環として、テレワーク導入の必要に迫られ、バックオフィス業務のDX化を進めた企業も多いでしょう。
バックオフィスDXのメリット
バックオフィスDXを進めることで、バックオフィス業務が抱える以下のような課題を解消できるというメリットがあります。
・業務効率化
・属人化の解消・防止
・ミスの低減
・コストダウン
・人事評価の透明性・納得性
・全社的なDX推進の第一歩となる
それぞれ、どのような恩恵を企業にもたらすのか、確認してみましょう。
業務効率化
DX化を進めることで、根本的な業務効率化を実現できるというメリットがあります。
バックオフィス業務は、紙の資料管理や押印、電話対応などのアナログ業務が多く、効率化の妨げとなっているのが実情です。申請や業務に関する社内からの問い合わせ対応に追われ、コア業務に取り組む時間が取れない方も多いのではないでしょうか。
DXに取り組むことで、これらの障壁を取り払うことが期待できます。
例を挙げると、以下のような業務の改善が図れます。
・ペーパーレス化を進め、資料の管理や共有にかかる手間を省く
・デジタルツールで定型業務を自動化し、業務量を圧縮する
・問い合わせ履歴などをナレッジとして共有し、従業員からの問い合わせや相談件数を低減する など
属人化の解消・防止
バックオフィス業務は、業務遂行に専門的な知識や業務経験が必要なケースが多く、属人化しやすいという課題があります。バックオフィス業務のDX化は、このような業務の属人化の解消・防止にも有効です。
DXを推進することで、具体的には、次のような改善ができます。
・業務の進め方や注意点に関するマニュアルなどを、誰が見てもすぐわかる形で整理できる
・マニュアルに変更があった際の時点修正が簡単で手間いらず
・担当者の異動や退職に伴う引継ぎ時の労力を省くことができる など
ミスの低減
バックオフィス業務は、労務管理や経理など、企業を経営する上で重要な業務がほとんどです。
そのため、バックオフィス業務に事務処理ミスがあると大きなトラブルに発展しやすい反面、業務内容は細かな数字を扱い多くの処理を要することから、ケアレスミスが発生しやすくなっています。
バックオフィスDXは、以下のとおり、ありがちなケアレスミスの低減にも効果的です。
・デジタルツールで業務を自動化することで、計算や集計のミスが抑えられる
・単純作業などをデジタルツールに任せることで、より複雑な業務に割ける時間が増え、丁寧な処理や集中力アップが見込める など
コストダウン
バックオフィスDXは、コストダウンにつながるというメリットがあります。
バックオフィス業務によくある課題を、以下のように解決できるからです。
・デジタルツールで業務を自動化することで、時間外労働を減らせ人件費の削減につながる
・データメインの業務に移行することで、ペーパーレス化を進め印刷費や紙代をコストカットできる など
人事評価の適正化
バックオフィス業務は、業務負荷や貢献度が定量化されにくい業務です。
営業であれば、基本的には売上金額や目標達成率といった数字を基準として評価が成されます。しかし、バックオフィス業務は業務負荷や貢献度を数値や形で表すことができません。
バックオフィスDXを進め、電話や口頭で対応していた問い合わせをツール上で実行できるようになれば、評価者がその過程や件数を正確に把握できるようになります。
・業務が可視化されることで、業務負荷の把握や貢献度の評価について正確性の担保が期待できる など
全社的なDX推進の第一歩となる
組織全体のDXをスムーズに推進する上での契機となることも、バックオフィスDXの大きなメリットと言えます。
DXは、全社的に進めることで効果を最大化できますが、一度に進めようとすると大きな抵抗にあい頓挫しがちです。そのため、スモールスタートをすることが有効な進め方になります。
スモールスタートをする際に、DXに適したバックオフィス業務から着手しておくことで効果を実感しやすく、順調なスタートを切ることができるでしょう。このような理由から、全社的なDX推進の第一歩として、バックオフィス業務のDX化は最適なのです。
バックオフィスDXを進める際の注意点
バックオフィスDXをスムーズに進めるためには、次のような点に注意が必要です。
・現状課題と実施目的をまず明確にする
・コストパフォーマンスは長期的な目線で判断をする
・使いやすさにも注意してサービス選定する
現状課題と実施目的をまず明確にする
バックオフィスDXを進める際は、最初に以下のような点を明確にし、DX化の方向性を決めておきましょう。
・業務の現状や課題となっている点
・DXを実施する目的
現状を分析しないままに、デジタルツールの導入や業務の見直しなどを行ってしまうと、根本的な課題の解決にはつながらず、かえって余計な作業を増やしてしまう結果になりがちだからです。
業務の効率化や生産性向上に直結する見直しをピンポイントで実施するためにも、現在の何が問題なのかをはっきりさせておきましょう。
コストパフォーマンスは長期的な目線で判断をする
バックオフィスDXを進めるにあたって、デジタルツールの導入や業務プロセスの整理などを行うと、どうしてもコストがかかります。このときのコストパフォーマンスを評価する際は、短期的な視点ではなく長期的な視点で判断をすることが、DX成功のポイントです。
DXは、変革を行った後に業務をある程度の期間行うことで効果を実感できる取り組みと言えます。成果が出るまでに時間がかかるため、短期的なコストパフォーマンスを重視すると、どうしても導入するツールや見直しの選択肢が限られてしまうでしょう。そうなると、課題を根本的に解決することが、難しくなってしまうからです。
ITツールのコストパフォーマンス評価については、以下の記事で詳しく説明しています。
IT投資の評価方法～SaaS製品の導入検討時に本当に着目すべき点とは～
使いやすさにも注意してサービス選定する
DXの要とも言えるデジタルツールなどを選定するときは、機能・コスト面だけでなく、実際に使用するシーンのことを考えて、選ぶ必要があります。
実際に業務を行う従業員が使いにくいツールやシステムでは、導入しても、結局使われなくなってしまうことが多いからです。DXの取り組みは、長期的に定着させることが成功のポイントであるため、簡単に使いこなせることを重視して、サービスを選びましょう。
バックオフィスDXの具体的な方法
バックオフィスDXの具体的な取り組みには、次のような方法があります。
・ペーパーレス化の推進
・RPAの活用
・クラウドサービスの導入
ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化とは、資料や帳票など業務で使用する情報を、電子化してデータで管理することです。ペーパーレス化を進めると、業務は、以下のように変わります。
◆ペーパーレス化をする前
・会議前に会議資料を多数印刷し、配布する
・決裁は、書類をすべて印刷し持ち回って押印する
・過去の資料は、ファイルを探して手作業で見つける
◆ペーパーレス化の実現後
・会議資料はタブレットで閲覧するので、印刷不要
・電子決裁システムで迅速に決裁し、帳票なども添付データで閲覧する
・過去の資料は、データベースで検索し簡単に利用できる
RPAの活用
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコンを使った事務作業を自動化できるツールのことです。資料作成や統計データの作成など、さまざまな作業を自動化できます。
業務でRPAを活用すると、業務は、以下のように変わります。
◆RPAを活用する前
・顧客からの注文を都度手入力するので、ミスが散見される
・従業員からの交通費の申請は記載誤りが多く、毎回処理が大変
◆RPAを活用した後
・注文の入力を自動化したことで、ミスが減り業務効率化も実現できた
・交通費の精算作業にRPAを導入したところ、記載内容をデータベースと照合し、誤りがあれば差し戻しまで自動で行えるようになった
クラウドサービスの導入
クラウドサービスとは、コンピューターやアプリケーションなどを自分で保有・管理せず、ネットワーク経由で必要な機能だけを利用するサービスのことです。
クラウドサービスを導入することで、業務上、次のようなメリットがあります。
◆クラウドサービスの導入前
・新しいシステムを導入すると、まとまった初期費用がかかって負担がかかる
・システムの保守管理に労力がかかり、専用の人員を配置している
◆クラウドサービスの導入後
・初期費用はあまりかけることなく、新しいシステムや最新のアプリケーションが利用できる
・システムの保守管理がほぼ不要になり、人員が減らせた
Circlace®で継続的なバックオフィスDXを目指そう
バックオフィスのDXは、「ITツールを入れたら終わり」「1回取り組めば、すべて解決する」というものではありません。継続的に変革を進めていくことが大切です。
業務を効率化することのみに拘泥するのではなく、業務のプロセスや現状を可視化することで新たな業務課題を見つける、といった長期的な取り組みも、DXを成功させる上で重要と言えるでしょう。
当社の提供する「Circlace®」は統合型のコミュニケーションプラットフォームです。社内の情報を一元管理できるため、業務プロセスの可視化も実現し、新たな課題の発見にも適したツールです。
バックオフィス部門のDXを実施したいとお考えの方は、ぜひ「Circlace®」の導入をご検討ください。
< 統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォーム「Circlace®︎」>
参考：
「バックオフィス業務のDX化とは」DX化が必要な背景や得られる効果、注意点などを解説 | 働き方改革ラボ ｜リコージャパン株式会社
https://workstyle.ricoh.co.jp/article/back-office-dx.html 2022年11月30日
