各種ポリシー

Privacy Policy プライバシーポリシー

1.個人情報の利用目的について

なお、個別に利用目的を通知した場合には、その利用目的によるものとします
上記、b〜dについては、開示対象、a、eは非開示対象の個人情報となります

個人情報 利用目的
a. お客様、および見込み顧客に関する個人情報（名刺交換により取得した個人情報を含む） ・関係維持/管理のため
・弊社関係会社（アオラナウ株式会社、Circlace HT Co., Ltd、Synthesy株式会社、arcbricks株式会社）のサービスを設定/提供するため
・弊社関係会社のイベント、オンラインフォーラム、ソーシャルネットワーク等を企画、および主催するため
・弊社関係会社のプロモーション、イベント等で当社およびパートナーに関する情報を提供するため
・弊社関係会社のサービスや会社の最新情報およびニュースレターを送信するため
・財務上の要件を確認し、サービス利用代金を徴収するため
・技術問題の究明やサービスの品質向上のため
・既存のお客様へのサービス品質向上を目的としたアンケートを送付/収集するため
b. 採用選考応募者に関する個人情報 ・採用選考および事務連絡のため
・採用活動に関する情報を提供するため
※法律で許容されている場合、または皆様の同意がある場合、健康/医療情報（障害の有無を含む）、労働組合の参加情報、宗教、人種または民族、マイノリティ/フラグ、および刑事上の有罪判決と犯罪に関する情報などの特定の種類のセンシティブ情報（要配慮個人情報）を収集する場合があります。
c. 従業者に関する個人情報 ・人事管理（入社管理、人事異動、業績管理、昇級/昇格の評価、休職/退職管理、エンゲージメント管理、従業員教育）
・労務管理、給与管理（勤怠管理、給与/賞与の支払い）
・経営管理（リスクマネジメント、クライシスマネジメント、プライバシーマネジメント、コンプライアンスマネジメント、監査対応等）
・IT管理（各種電子機器およびデバイス等の支給/管理、データセンターの管理）
・財務管理（財務戦略、経費精算、法人カード申込管理、その他の財務関連手続等）
・福利厚生（雇用保険、健康保険、厚生年金保険、SO維持管理、慶弔に関する手続き、その他の福利厚生）
・健康管理（定期健康診断の実施、結果の保管/管理、長期欠勤への対応、障害者雇用への対応）
・安全管理（ビル入館カードの発行/管理）
・営業/広報（営業活動および採用等の広報活動）
・総務（郵便物管理、文書管理）
・その他の当社の事業活動（出張、各種連絡、ボランティア活動等）
・法令上の要求事項への対応（源泉徴収、年末調整、社会保険加入状況派遣先通知）
・会議/連絡の実施のための仕事/個人のカレンダーの空き状況/スケジュール情報
d. 委託先、ビジネスパートナー、その他協力/関係者会社の従業者に関する個人情報 ・関係維持/管理のため
・関連取引および業務の実施のため
・イベントの企画および主催のため
・サービス利用代金の支払いおよび関連手続きのため
e. 特定個人情報 ・番号法で規定する個人番号関係事務のため
f. 当社ご来訪者に関する個人情報 ・ご来訪先の当社従業者への連絡およびご来訪の目的等を確認するため
g．当社に対する問い合わせをされた方に関する個人情報 ・問い合わせへの対応
・問い合わせ対応内容の記録・管理のため
h. Cookie情報 本サイトおよび当社運営サービスにおいて使用されるCookieの使用における詳細情報につきましては、以下のCookieポリシーをご覧ください。 https://www.circlace.com/cookie_policy

2.個人情報の共同利用について

当社は、委託/提供/共同利用により個人情報を取得した場合は、委託元、提供元又は他の共同利用者が個人情報の保護に関する法律および個人情報保護委員会ガイドライン等に沿って適切に個人情報を取り扱っていることを確認します

3.個人情報の第三者への提供について

当社は、利用者の個人情報について、利用者本人の同意を得ずに、本サービス利用企業などの第三者に開示することは、原則いたしません
提供先/提供情報内容を特定したうえで、利用者の同意を得た場合に限り開示します

当社は、下記の各提供先に対し、当社が取得した個人情報の一部を、個人情報の取り扱いに関する契約に基づき、安全かつ適切な方法により、第三者提供する可能性があります
各提供先に対する、提供する個人情報項目、提供の目的は次のとおりです

A.イベント等共催業者

〇提供する個人情報項目
氏名、所属、役職、電話番号などのイベント等の登録時にお客様または見込顧客が入力・提供した個人情報

〇提供の目的
イベント、オンラインフォーラム、ソーシャルネットワーク等を企画、および主催するためプロモーション、イベント等で当社およびパートナーに関する情報を提供するため

B.提携して製品またはサービスを提供するビジネスパートナー

〇提供する個人情報項目
氏名、所属、役職、電話番号などの基本的な個人情報およびお客様または見込み顧客の興味/関心など営業活動において必要になるその他の個人情報

〇提供の目的
関係維持・管理のため
関連取引および業務の実施のため
イベントの企画および主催のため
サービス利用代金の支払いおよび関連手続きのため

C.人材紹介会社等

〇提供する個人情報項目
氏名、所属、役職、電話番号などの採用活動において当社が取得した情報

〇提供の目的
採用活動に関する情報を提供するため

4.個人情報の委託について

利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合があります

5.匿名加工情報を取り扱う場合について　

当社において、匿名加工情報を取り扱う場合においては、第三者に提供する場合は第三者に提供する項目を当社のウェブサイトで公開することとし、加工、削除情報の安全措置について、定められた規則に則り、取り扱いをする

6.仮名加工情報を取り扱う場合について

当社において、仮名加工情報を取り扱う場合においては、加工、削除情報の安全措置、利用制限や目的の公表、識別、本人への連絡禁止等、定められた規則に則り、取り扱いをする

また、仮名加工情報である個人データの提供を禁止し、苦情に対し適切な処置を施すものとする

当社別途が定める手順によって消去の要請があった場合は、遅滞なく消去を実施、漏洩等発生時においては、速やかな報告をする

7.個人情報の委託について

当社において、個人関連情報を取り扱う場合において、且つ当該個人関連情報を第三者に提供する場合、個人情報関連情報は「8．個人情報開示等のご請求について」に記載の個人データと同様の取扱いを行うこととする。また、個人関連情報を第三者に提供することで、個人データとして取得されることが想定される場合は、原則として提供先において本人の同意を得ていることを確認することとする

8.個人情報開示等のご請求に関して

当社では、取得する個人情報のうち、「保有個人データ」（当社が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権利を有する個人データ）について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加もしくは削除、利用の停止もしくは消去、または第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の請求に法令およびJISQ15001に則り対応します

8.1 保有個人データの開示等の請求の制限

A.保有個人データの利用目的の通知の請求

ご提出いただいた「個人情報の開示依頼書」に、「ご住所」「お名前」「生年月日」及びその他必要事項の記載がない場合

開示等を希望する個人情報における｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣「電話番号」の登録内容と依頼書にご記入の｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣「電話番号」が不一致の場合

B.「1.個人情報の利用目的」において、公表した非開示対象の個人情報に関するご請求の場合

次の場合は、法第25条第1項の規定による開示のご依頼に対する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答いたします。尚、ご依頼のあった情報項目が、当社保有データにない場合には、その旨通知いたします

・ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・開示することが他の法令に違反することとなる場合

尚、次の場合は開示対象個人情報には該当いたしません

全ての保有個人データの利用目的（上記のケースいずれかに該当する場合を除く）によって当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

C.保有個人データの開示の請求

・法令の規定によって特別の手続が定められている場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反する場合

D.保有個人データの訂正、追加または削除の請求

・法令の規定によって特別の手続が定められている場合

E.保有個人データの利用の停止または消去（以下、「利用停止等」という）の請求

・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当該組織の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反する場合

F.保有個人データの第三者への提供の停止の請求

・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当該組織の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反する場合

8.2 保有個人データの利用目的

当社による保有個人データの利用目的は、前記「2.個人情報の利用目的について」に定める内容と同様です。保有個人データの利用目的に関してお問い合わせいただいた場合、上記の内容をご案内するにとどまる場合があります。予めご了承下さい

8.3 保有個人データの開示等の請求手順

保有個人データの開示等の請求を行う場合は「個人情報保護方針に関するお問い合わせ」よりご連絡ください。なお、個人情報保護方針に関するお問い合わせは末尾に記載のとおりとなります。

開示のご請求に限り、当社所定の個人情報の開示の依頼書を送付（郵送又はメール）いたします。開示に関する依頼書の記載に不備があった場合またはご本人であることを確認できない場合は、その旨ご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間を経過しても再請求がない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます

8.4 保有個人データの開示等の請求時の提出書類

保有個人データの開示等の請求を行う場合は、下記の書類を全てご提出ください。申請書は必要事項を全てご記入の上、本人確認書類のコピーと合わせてご提出ください。郵送をご希望の方は、「8.3 保有個人データの開示等の請求手順」にてお申し出ください

・開示の依頼書
・本人確認書類のコピー（ご本人様からの請求の場合のみ）
・代理権確認書類（代理人様からの請求の場合のみ）

8.5 本人確認書類に関して

ご本人様からのご請求の場合には、以下のいずれかの公的書類（顔写真付きの場合はいずれか1つ、それ以外の場合は2つ以上の書類）のコピー各1部を、本人確認書類としてご提出ください

・運転免許証
・運転経歴証明書
・パスポート
・健康保険被保険者証
・個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）
・在留カード、特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書、住民票

8.6 代理権確認書類に関して

代理人様からのご請求の場合には、以下に定める書類のコピー1部を、代理権確認書類としてご提出ください。ただし、本人確認書類については、顔写真付きの場合はいずれか1種類、それ以外の場合は2種類以上の書類の提出が必要です

・成年者または成年後見人の法定代理人の場合 法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書、その他法定代理人であることを証明する書類）

・委任による代理人の場合 当社所定の委任状（委任者の実印により押印されたもの）

・委任者の印鑑登録証明書（発行日から 3 か月以内のもの）または委任者の運転免許証、個人番号カード（ただし個人番号通知カードは不可）等の本人に限り発行される書類の写し

・代理人の本人確認（運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、健康保険被保険者証、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書、住民票）

8.7 開示等の請求手続きに要する手数料

手数料は原則いただきません。ただし、ご請求者から当社に書類をお送りいただく際の送料などの通信費はご請求者負担とさせていただきます

8.8 開示等の請求への回答方法

郵送またはメールにて回答いたします。

8.9 開示等の請求に関して取得した個人情報の取扱い

本開示等の請求手続きにおいてご請求者から取得した個人情報は、開示等の請求手続きに必要な範囲で適切に利用します。これらの個人情報は、手続き完了後、一定期間経過した後に、適切な方法で廃棄します

9.個人情報に関する苦情および相談窓口について

個人情報に関する苦情および相談は、「個人情報保護方針に関するお問い合わせ」よりご連絡ください。なお、個人情報保護方針に関するお問い合わせは末尾に記載のとおりとなります。

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号　03-5860-7565／0120-700-779

※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません

10.任意性ついて

個人情報を与えることは任意によるものです。ただし、当社が求める個人情報のご提供がいただけない場合、「1．個人情報の利用目的について」に記載した業務が遂行できないことがありますので、ご了承ください

11.Cookieの使用について

本サイトおよび当社運営サービスにおいて使用されるCookieの使用における詳細情報につきましては、以下のCookieポリシーをご覧ください

https://www.circlace.com/cookie_policy

なお、個人情報保護方針に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受付けております。

個人情報保護推進チーム　個人情報管理者
Email：privacy@circlace.com

誠に勝手ながら、お電話での対応はいたしかねます。予めご了承ください。

事業者の代表者：代表取締役会長兼社長 佐藤 司 制定年月日：2014年4月1日 改訂日：2025年9月18日

Privacy Statement 個人情報保護方針

サークレイス株式会社（以下、当社）は、IT導入コンサルティング業務、情報処理サービス業務、WEBやモバイルシステム構築業務を核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社従業員の個人情報（以下、「個人情報」という）は、当社にとって重要な情報資産であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業員への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。

1.運営組織の確立

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを効果的に実施するために、役割、責任及び権限を定めた運営組織を確立します。

2.適切な運用管理

当社は、個人情報保護マネジメントシステム文書を社員に教育・周知し、適切に実施・運用します。

3.目的外利用の禁止

当社は、個人情報の取得、利用、および提供を適切に行います。当社は、取得にあたり利用目的を具体的に特定し、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを禁止する措置を講じます。

4.法令・規範の遵守

当社は、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守するために計画を策定し、適切な個人情報保護マネジメントシステム文書を作成します。

5.安全対策の実施

当社の管理下にある個人情報は、その正確性及び安全性を確保するため、不正アクセス等による個人情報の漏えい、滅失またはき損等の周知及び公表を行うものとし、緊急時においては十分な調査を実施し、予防および是正、その他適切な管理のために必要な措置を講じます。

（基本方針の策定）

個人データの適正な取扱いの確保のための基本方針を本書によって定めます。

（組織的安全措置）

個人情報保護及び情報セキュリティ管理者を設置し、個人情報保護管理規定を定めてこれを当社従業員に周知し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護及び情報セキュリティ管理者への報告連絡体制を整備します。
個人データの漏えい、滅失又はき損等が発生した場合は、適切な措置を講ずるための十分な調査を実施します。

個人情報を取り扱うITシステムを管理統括するシステム管理者を当社の内部の者から指名し、個人情報に関する機密性、完全性、可用性を担保しながら円滑にITシステムが使い続けられるように、管理統括する業務を行わせます。

（人的安全措置）

個人データの取扱いに関する留意事項について、当社従業員対し定期的な研修を実施します。

（技術的安全管理措置）

当社の情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを構築し運用します。

当社の情報システムにおいては、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱うデータの範囲を限定します。

（外的環境の把握）

海外のパブリックプラウドに個人情報を保管する際には、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

6.苦情及び相談への対応

個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付け、適切、かつ、迅速な対応を行うために、必要な体制を整備し、手順を確立すると共に、これを遵守し、維持します。

7.継続的改善

本方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、情報産業の技術動向等を考慮すると共に、内部監査等による見直しを継続的に実施し、改善を行い、その水準を維持します。

問い合わせ窓口：privacy@circlace.com
事業者の代表者：代表取締役会長兼社長 佐藤　司
事業者の住所：東京都中央区日本橋2-1-3 アーバンネット日本橋二丁目ビル 6F
制定年月日：2014年4月1日
改訂日：2024年4月8日

Security Policy セキュリティポリシー

当社（サークレイス株式会社）及びグループ会社は、お客様との強固な信頼関係を構築、維持するため、以下に掲げる情報セキュリティポリシーを定め、全社をあげて推進する。

1.情報セキュリティへの取組み

当社及びグループ会社は、「情報セキュリティは、当社の経営上及び事業上の最重要課題のひとつである」との認識し、法令およびそのほかの標準に適合、準拠した情報管理規則を策定する。これを役員及び従業員に周知すると共に、情報セキュリティ管理体制を構築し運用する。当社が取扱う全ての情報資産を適切に保護するための情報セキュリティ管理システムを確立、運用し、継続的に改善していく。

2.管理者の任命と義務

当社及びグループ会社は個人情報保護管理者、情報セキュリティ責任者及びそのほか必要とされる情報セキュリティ担当者を任命し、情報の不正な漏洩、改ざんを防止し、サービスへの妨害、攻撃から情報を保護する。

3.情報資産の保護

当社及びグループ会社は、情報資産の機密性、完全性及び可用性に対する脅威から情報資産を確実に保護するため、それぞれの情報クラスと各業務実態に応じた適切な管理策を講じる。

4.法令等の遵守

当社及びグループ会社は、コンプライアンス・プログラムを情報セキュリティに関する法令、規格その他の規範に準拠・適合させるとともに、これらの法令、規格その他の規範を遵守する。役員及びすべての従業員は、全員が情報セキュリティと法令に関する高い意識を持ち、適切に行動する。

5.情報セキュリティの推進、インシデントの予防と再発防止

当社及びグループ会社は、会社の情報セキュリティについては情報セキュリティ管理者の下で推進を図るものとする。それにより情報セキュリティインシデントの発生を予防するとともに、万一、インシデントが発生した場合、再発防止策を確実かつ速やかに策定、実施する。

6.教育

当社及びグループ会社は、役員及び従業員の情報セキュリティへの意識向上を継続的に図るとともに、情報セキュリティについての教育・訓練を適時行なう。

代表取締役会長兼社長 佐藤　司
2019年4月1日制定
2024年4月8日改訂

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