業務可視化はなぜ必要？仕事やプロセスを見える化する3つのメリット

2022.04.12 Circlace

AdobeStock_493875849 昨今、働き方や非効率な業務に対しての見直し、業務改善をすべきという風潮が社会全体として高まってきています。背景には長時間労働の問題や、国内の少子高齢化と労働人口減少などの問題がありますが、組織やチームのリーダーとして避けては通れない領域ではないでしょうか。様々なアプローチや手法が考えられる業務改善への取り組みにおいて「業務の可視化／見える化」が注目されています。なぜ「業務の可視化／見える化」が必要とされているのか、このページで解説します。

業務の可視化（見える化）とは？

AdobeStock_393791848 業務の可視化とは、ある業務における対応フローや、各々が担当している業務内容やタスク、稼働時間を視覚化し、定量的・定性的に確認できるようにすることを指します。
一例としては、口頭で共有されてきた業務フローを文書化して統一する、日々の作業の進捗状況や所要時間に関する記録をログとして残す作業が挙げられます。

また、昨今では見える化という言葉が同じような意味で使われていますが、可視化が前述したような「情報の視覚化」を表すのに対し、「見える化」は可視化が維持され、あらゆるメンバーに共有されている状態を指すといった違いがあり、可視化より一歩進んだ状態を表しています。

業務を可視化するメリット

AdobeStock_495434530 平時の業務が滞りなく進んでいる状態であれば、敢えて時間をかけて業務の可視化を行う必要性を感じにくい場合もあるかもしれません。
それでは、業務を可視化することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務フローの周知による属人化防止

業務を可視化することで、発生から完了までのフローと各プロセスが明確になるため、「特定の社員でないと対応ができない」といった業務の属人化を防ぐことができます。業務が属人化してしまうと、担当者の長期休暇や退職に伴い対応が停滞してしまう、不慣れな担当者による対応でミスが生じる、あるいはゼロから業務フローを再構築する必要が生じるといったリスクが伴います。

業務の可視化によってフローと各プロセスを組織全体に周知することで、メンバーが相互にフォローできる体制を構築し、属人化によるリスクを事前に防止できることが可視化のメリットの１つです。

各業務プロセスにおける課題の発見

タスクや稼働時間の可視化によって、各業務においていつ、誰に、どの程度の負荷がかかっているのかを把握することができ、結果として効率の悪い工程や、メンバー毎の業務負荷、パフォーマンスの差といった業務最適化にあたって重要となるデータを抽出することに繋がります。

例えばある業務において、特定のメンバーが他のメンバーと比較して長い時間をかけてしまっているような場合、対応方法に問題がないか、あるいは担当業務の見直しで生産性の改善ができないかといった対応策を考えるきっかけとなります。また、このような状況をマネージャーのみならず全メンバーが確認できる状態とすることで、課題に対する共通認識を持つことができ、組織としての一体感を醸成することにも繋がります。

ナレッジ共有による各社員のスキルアップ

それぞれのメンバーの業務内容や、それに伴い保有しているナレッジを共有できる状態にすることは、組織全体のスキルアップにも繋がります。特に業務に習熟したベテラン社員は、経験則によって無意識に最適な対応を行うことができますが、無意識であるが故に若手を中心とした他のメンバーにナレッジがうまく共有できないといったケースも多々見られます。

業務の可視化を通じてハイパフォーマーのナレッジが共有されることは、組織全体のスキルアップに繋がりますし、ハイパフォーマー自身にとっても行動を客観視することで、さらなる業務改善の方法を検討するきっかけとなりえます。

業務可視化の進め方

AdobeStock_443124869 それでは業務可視化はどのように進めるべきなのでしょうか。実現までの基本的なステップと、注意すべき点についてご紹介しましょう。

各担当者の業務内容の把握　

業務可視化の第一歩として、各担当者の業務内容を正確に把握することが必要となります。
第三者目線で日々の業務を管理・確認するだけでなく、時にはヒアリングを通して担当者目線での注意点や重要な点、効率化において意識している部分などを確認することで、より実情に沿った形で業務を把握することができます。

業務マニュアルなど必要な資料の整備

把握した業務については、ガイドラインやマニュアルといった共有されやすい形に資料化することが重要です。単にテキストベースで業務内容をまとめただけでは、要点が分かりづらい、読むのに手間がかかるといった理由から実務で利用されずに終わってしまう可能性もあります。マニュアルとして記載すべき重要な点や注意点を簡潔にまとめたうえで、誰もがすぐに確認できる場所に格納する、業務フローに変更が生じた場合はタイムリーに更新するといったメンテナンスを欠かせないことで、長期的に活用できるナレッジへと進化させることができます。

データをリアルタイムで集約、分析する仕組み作り

より踏み込んだ業務の可視化においては、個々の業務内容に関するログデータを集約・分析できる形にするための仕組み作りが必要となります。一例として、各々が行動ログと所要時間を記録するだけで、メンバー全員の業務内容やパフォーマンスをレポート、グラフなどの形で集約できるプラットフォームを構築することができれば、データの集積から加工、分析に至るまでの業務可視化の手間を大幅に削減することが可能となります。