Salesforceで社内申請・承認業務の迅速化！＜承認プロセス＞

2018.03.20 support_service_team

こんにちは！新人アドミニストレーターの坂口です。
今回は、社内申請・承認業務を効率化できる機能、承認プロセスについてご紹介します。

承認プロセスとは

上司が多忙で、なかなか承認がもらえない・・・。
そんな悩みをお持ちの方、多いんじゃないんでしょうか？
もしかしたら、その問題、Salesforceで解決できるかもしれません！

承認プロセスを使用することで、値引き申請や休暇申請などの
レコード承認の処理が自動化できます。

Chatterやメールを使用して、携帯から承認を行うよう設定もできます。
外出が多い多忙な方も、移動中などの時間を有効に使えますね！

今回設定するケースは

「商談の割引率(商談のカスタム項目、あらかじめ作成済み)が10％以上の場合に
承認が必要」という例で設定します。

条件をまとめてみました。

●割引率(カスタム項目)が10％以上の場合に承認プロセスを使用（＝開始条件）
●承認がおりたら商談所有者にメールで通知（＝最終承認時のアクション）
●申請が却下されたら商談所有者にメールで通知（＝最終却下時のアクション）

事前準備～メールテンプレートの作成～

今回はSalesforceの新しい画面「Lightning Experience」で設定したいと思います！
※Lightning Experienceについては、こちらをご覧ください。

＜作成するテンプレート＞
・承認者への承認申請通知（※設定は任意です）
・商談所有者に承認/却下の通知（今回のケースで必要となります。）

▲【クリックパス】設定＞メール＞メールテンプレート

※メールテンプレートについては、以下のページをご確認ください。
⇒Salesforce Help & Training | Salesforce Classic でのテキストメールテンプレートの作成

いざ、設定！

承認プロセスの設定方法は2通り

■ジャンプスタートウィザード：シンプルな承認プロセスを簡単に作成できます。
■標準ウィザード：承認プロセスが複雑で、特定のステップを定義する場合に使用します。

▲【クリックパス】設定＞プロセスの自動化＞承認プロセス

メールテンプレート、開始条件、承認者の設定

まずは、承認者に送信するメールテンプレート、承認プロセスを使用する条件、
承認申請を割り当てるユーザの設定を行います。

ワークフローアクションの設定

承認プロセスの詳細ページで申請/承認/却下時のアクションの設定を行います。

●レコードのロックおよび解除（デフォルトで以下の通り設定されています）
・申請および最終承認時 ⇒ レコードを編集できないようにロック
・最終却下および取消時 ⇒ レコードを編集できるようにするためロックを解除
※最終承認時および却下時のみ設定を変更できます。変更する場合は [編集]をクリックします。