Salesforce
2023.04.28
こんにちは。Salesforce運用支援サービス「Customer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当 Ino です。
日々、たくさんのお客様からお問い合わせいただく中で、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法をご紹介させていただきます。
今回は セールスフォースの「レコードタイプ」について。
「レコードタイプ ってページレイアウト作る時に使うけど、何?」「レコードタイプ って何の為にあるの?」と思った事はないですか?
今度こそ「レコードタイプ」についてのモヤモヤをスッキリさせましょう!
● ページレイアウト
● プロファイル
レコードタイプを ひとことで表すと、『1つのオブジェクトのレコード(データ)を分類するもの』です。……これだけではさっぱり分からないので、ここでは『備品/消耗品』カスタムオブジェクトを例に説明します。
とある企業では、『備品/消耗品』カスタムオブジェクトで、備品と消耗品のデータを一緒に管理しており、備品のデータでは、社員に備品を貸し出した時のデータ(貸出情報)も併せて管理しています。なので、
そこで、2つのレコードタイプ を使って 『備品/消耗品』カスタムオブジェクトの中のデータを「備品」と「消耗品」の2種類のデータに分類して登録できるように設定することにしました。また、消耗品レコードタイプでは貸出情報を使用しません。
①2つのレコードタイプ「備品レコードタイプ」と「消耗品レコードタイプ」を用意します。
②それぞれのレコードタイプに合った「ページレイアウト」を2つ 作ります。
必要があれば、選択リストの 値の出し分け もレコードタイプで決めることができます。
「備品データ」に必要な値を表示して、「消耗品データ」に不要な値を非表示にする、これも「レコードタイプ」でコントロールするんです。
③ここまで できたら、
ちなみに、レコードタイプはプロファイルに割り当てて使います。
※レコードタイプやビジネスプロセスの詳しい設定の方法は、弊社ブログ『セールスフォースの基本機能レコードタイプ・ビジネスプロセス』をご参照ください。
プロファイル・レコードタイプ・ページレイアウトのおおまかなイメージは、以下のようになります。プロファイル(各データ:レコード)から見たレコードタイプを説明すると、こんな感じ。
今度はページレイアウトから見たレコードタイプを説明すると、こんな感じになります。
つまり、備品ページレイアウトと消耗品ページレイアウトを使おうと思ったら、備品/消耗品 それぞれにレコードタイプを作らなければいけない、という事です。
いかがでしたか?
レコードタイプはデータを分類するためのもの。複数のページレイアウトを使おうと思ったらそれぞれのレコードタイプが必要、という事はご理解いただけましたか?
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