レコードのコピーの最適化!必要な情報だけコピーしたい。

 2021.04.28 customer_success

こんにちは、カスタマーサクセスコンサルタントのSです。

Salesforceを標準機能で使い倒していただくべく、日々格闘・奮闘しています!

標準の「コピー」ボタンはレコードを作成する際に便利な機能ですが、「コピーしたくない(させたくない)項目もコピーされてしまう」「必要な情報だけコピーしたい」と思われたことはありませんか?

今回は「URLパラメータを使用したカスタムボタン」を使用して、商談レコードから必要な情報だけをコピーする方法をご紹介します。

標準の「コピー」ボタンの動作を確認

まずは標準の「コピー」ボタンの動作を確認しましょう。

ご覧のとおり、すべての項目がコピーされ、値が反映しています。

金額、完了予定日、フェーズや、[追加情報]セクションの項目はコピーしたくない場合、各項目の値を手動で削除する必要があり、入力効率が下がりますね。

そこで「URLパラメータを使用したカスタムボタン」での解決方法をご紹介します。

必要な項目値はコピーし、不要な項目はブランクで新規作成画面を起動することができます。この機能はClassicで利用されてきましたが、Spring’20からLightning Experienceでも利用できるようになりました!

※参考ヘルプ:デフォルト項目値を含むレコードの作成ページへの移動

URLパラメータを使用したカスタムボタンを作成

今回は、以下の設定を行っていきます。

  • 商談名、取引先名、種別、リードソース、主キャンペーンソース、説明は、元の商談からコピーする
  • 関連商談に、元の商談を紐づける
  • その他項目はブランク

では、実際に設定してみましょう!

  1. 「設定」-「オブジェクトマネージャ」ー「商談」ー「ボタン、リンク、アクション」を開き、[新規ボタンまたは新規リンク]をクリックします。
  2. 表示ラベル、名前を入力し、表示の種類は「詳細ページボタン」を選択します。
  3. 数式を設定します。



    1行目:組織のドメイン、”Opportunity”はオブジェクト名を指定します。
    2行目:Name(商談名)は2バイト文字を含むテキスト項目を差し込む際には、URLENCODE関数で文字列をUTF-8に変換する必要があります。
    3行目:参照関係項目はIdで指定する必要があるため、取引先名は取引先Idで指定します。
    8行目:関連商談(参照関係)には、コピー元の商談Idを指定します。

    https://*********.lightning.force.com/lightning/o/Opportunity/new?defaultFieldValues=
    Name={!URLENCODE(Opportunity.Name)},
    AccountId={!Opportunity.AccountId},
    Type={!Opportunity.Type},
    LeadSource={!Opportunity.LeadSource},
    CampaignId={!Opportunity.CampaignId},
    Description={!URLENCODE(Opportunity.Description)},
    RelatedOpportunities__c={!Opportunity.Id}
    ※「*********」部分はご利用の組織名(ドメイン名)を入力
  4. 「ページレイアウト」ー「Salesforce モバイルおよびLightning Experienceのアクション」に配置します。

設定完了です。動作を確認しましょう。
商談のレコード画面に作成した「コピー(カスタムボタン)」が表示されています。

商談名、取引先名、種別、リードソース、主キャンペーンソース、説明、関連商談には値が反映しています。その他項目はブランクで値は反映していませんね。成功です!

まとめ

今回は商談オブジェクトでカスタムボタンを作成しましたが、カスタムオブジェクトや、設定する項目はカスタマイズが可能です。また、開発(プログラミング)が不要なので、業務や運用フローにあわせて、スピーディーに実装できます。ぜひ色々試してみてください!

関連ブログ「商談画面にレポートへ飛べる動的なリンクがほしい!」(URLパラメータの活用例)も、ぜひお読みください。

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