これでスッキリ! Salesforceの「レコードタイプ」って何だ?

これでスッキリ! Salesforceの「レコードタイプ」って何だ?

 2019.09.10 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービスCustomer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当 Ino です。

日々、たくさんのお客様からお問い合わせいただく中で、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法をご紹介させていただきます。

今回は セールスフォースの「レコードタイプ」について。

「レコードタイプ ってページレイアウト作る時に使うけど、何?」
「レコードタイプ って何の為にあるの?」

と思った事はないですか? 今度こそ「レコードタイプ」についてのモヤモヤをスッキリさせましょう!

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データを分類する

解決キーワード-1
ページレイアウト
プロファイル

レコードタイプを ひとことで表すと、『1つのオブジェクトのレコード(データ)を分類するもの』です。……これだけではさっぱり分からないので、ここでは『備品/消耗品』カスタムオブジェクトを例に説明します。

とある企業では、
『備品/消耗品』カスタムオブジェクトで、備品と消耗品のデータを一緒に管理しており、
備品のデータでは、社員に備品を貸し出した時のデータ(貸出情報)も併せて管理しています。なので、

  • 「備品」のデータには「貸出情報」が必要です。
  • 「消耗品」のデータでは「貸出情報」は不要です。項目を画面に表示したくありません。
  •  また、同じ項目でも「備品」と「消耗品」では、使用する選択リストの値が異なります。

そこで、2つのレコードタイプ を使って 『備品/消耗品』カスタムオブジェクトの中のデータを「備品」と「消耗品」の2種類のデータに分類して登録できるように設定することにしました。また、消耗品レコードタイプでは貸出情報を使用しません。グループ 707-1

実際に設定すること

①2つのレコードタイプ「備品レコードタイプ」と「消耗品レコードタイプ」を用意します。
②それぞれのレコードタイプに合った「ページレイアウト」を2つ 作ります。

必要があれば、選択リストの 値の出し分け もレコードタイプで決めることができます。
「備品データ」に必要な値を表示して、「消耗品データ」に不要な値を非表示にする、これも「レコードタイプ」でコントロールするんです。

③ここまで できたら、

  • 「備品レコードタイプ」には「備品ページレイアウト」を
  • 「消耗品レコードタイプ」には「貸出情報」の項目 が表示されない「消耗品ページレイアウト」を割り当てる設定をします。

ちなみに、レコードタイプはプロファイルに割り当てて使います。

※レコードタイプやビジネスプロセスの詳しい設定の方法は、弊社ブログ『セールスフォースの基本機能レコードタイプ・ビジネスプロセス』をご参照ください。

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プロファイルとレコードタイプとレイアウトの関係は?

プロファイル・レコードタイプ・ページレイアウトのおおまかなイメージは、以下のようになります。プロファイル(各データ:レコード)から見たレコードタイプを説明すると、こんな感じ。

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今度はページレイアウトから見たレコードタイプを説明すると、こんな感じになります。
つまり、備品ページレイアウトと消耗品ページレイアウトを使おうと思ったら、備品/消耗品 それぞれにレコードタイプを作らなければいけない、という事です。

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いかがでしたか?
レコードタイプはデータを分類するためのもの。複数のページレイアウトを使おうと思ったらそれぞれのレコードタイプが必要、という事はご理解いただけましたか?

最後に

「設定で長時間悩んでしまう」「効果的に利用できているのかわからない」「運用を任せられる人がいない」など、Salesforceをうまく活用できていないと感じることはありませんか?

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