レポートをメール通知したいのに 宛先候補に出てこない!選べない!

レポートをメール通知したいのに 宛先候補に出てこない!選べない!

 2020.03.18 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービスCustomer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当 Inoです。

日々、たくさんのお客様から頂くお問い合わせの中で、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法をご紹介させていただきます。

今回は、指定した条件に応じてメールでレポートを自動通知してくれる「レポートのスケジュールと登録」機能に関する、よくあるお問い合わせポイント、「メール通知の送信先」の選択肢として表示されない「メール受信者」について、解決法をご案内します。

メール受信者の選択画面に、特定の人が出てこない!

毎週月曜日にメールによる通知が登録されているレポートについて、追加で「ぱそたさん」にも送信するように、部長から依頼されました。

システム管理者が「メール受信者」に「ぱそたさん」を登録しようとしたところ、宛先候補に ぱそたさんが出てきません! 選べません! なんで?

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解決内容

解決キーワード-1
フォルダのアクセス権
共有設定

① メール送信したいレポートが保存されているフォルダの「アクセス権」を確認します。

「レポート」タブの「すべてのフォルダ」から、該当するレポートが保存されているフォルダを選びます。「新規フォルダ」の右側の[▼]をクリックすると、「共有」が出てくるので クリックします。

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②「フォルダの共有」を見ると、共有先に「ぱそたさん」が含まれていません。つまり、ぱそたさんのアクセス権がありませんでした。アクセス権のないユーザにはメール送信できない仕様なのです! そのため、宛先候補に「ぱそたさん」が出てこなかったのです。よく考えてみれば、もっともな仕様ですよね。

では、「ぱそたさん」にアクセス権を追加していきましょう。

③フォルダの共有画面で「共有先」をユーザにし、「名前」をクリックすると、候補に『ぱそた』が出てきます。(または、「名前」に『ぱそた』と入力して検索します。)

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④『ぱそた』をクリックして「共有」をクリックすると「アクセス権のあるユーザ」にぱそたさんの名前が入るので、「完了」をクリックします。これで、ぱそたさんに「レポートフォルダ」へのアクセス権が設定されました

※もう一度お伝えしておくと、レポートを見ることができるかどうかは「レポートフォルダ」へのアクセス権の有無で決まります。

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では、改めて、レポート通知のメール受信者に「ぱそたさん」を追加できるか確認しましょう。

⑤ 該当レポートの一番右の[▼]をクリックし、「登録」をクリックします。

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⑥「登録の編集」画面になるので、「メール受信者を編集」ボタンをクリックします。

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⑦「ユーザ名」に『ぱそた』と入力して検索すると、受信者候補として『ぱそた』が出てきます。「追加」をクリックして編集画面を閉じます。

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メール送信先 にぱそたさんを追加できました! 

グループ 959レポートの通知機能には、通知日や時間帯、通知メールを送信する条件指定など、便利な機能が備わっています。

たとえば、毎週決まった曜日に開催される会議の前に、参加者宛てに時間指定でメール通知を送ることができます。
そのメールを確認して、「しまった! 実績をSalesforceに登録していなかった! 会議までに追加登録しておこう!!」と報告漏れ防止のアラートになったり、「目標に達することができなかった・・・・・・。会議までに 上司への言い訳を考えておかなくちゃ。」と、作戦を錬る“猶予”が生まれます。

機能に関する詳細は こちらからご確認ください。

参考: Salesforce Help:レポートのスケジュールと登録

最後に

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