Salesforceログイン状況を日次で把握する方法

Salesforceログイン状況を日次で把握する方法

 2020.01.27 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービスCustomer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当 Miyazakiです。
Salesforceを導入したばかりの組織では、 社内のユーザがSalesforceにどれだけログインし利用されているか、管理者としては とても気になるもの。ログイン率は、定着度合いを図る上で非常に重要な指標です。

「日次のログイン状況を随時知りたい!」そんなときはユーザログインレポートを作成します。

ユーザログインレポートを作ってみよう

手順はこちら。

  1. 新規レポート作成ボタンをクリックし、レポートタイプ「ユーザ」を選択します。
    ※「ユーザ」は、分類「管理レポート」に あらかじめ格納されています。
  2. [ログイン日]と、ユーザを判別するための項目(今回は[姓])をレポートに表示します。
  3. [姓]を[行]でグループ化、[ログイン日]を[列]でグループ化します。

出来上がりはこんな感じになりました。

グループ 866

う~ん。何だかちょっと違う……。

1日に何回もログインしているユーザは、そのログイン回数が表示されているけど、そうじゃなくて、その日のログイン有無 だけを知りたいんだよな~。

こんなときは、レポート上の「集計項目」を使いましょう!

  1. レポートの編集画面を開きます。
  2. [列]セクション上部の ▼をクリックし、さらに[集計項目を追加]をクリックします。
    ※Salesforce Classicでは「カスタム集計項目」と表示されている機能です。
  3. 列の名前と数式を以下のとおり入力します。

数式は、「IF (RowCount >0 , 1, 0)」とし、列の名前は[ログイン有無としました。
(もし、ログインレコード件数が 0より大きかったら1を表示。1日に何回ログインしても 1と表示)

グループ 867

するとこんな感じ。ログインの有無が  0/1 で表示されます。

グループ 868

ログインの有無だけわかるようになりました。

このレポートを応用すると、チームリーダーは 簡単にデータ更新頻度の管理を行えるようになります。

  • 毎日決まった時間にSalesforce上の日報を使用したミーティングを行うので、それまでに情報を更新してほしい
  • 毎週決まった日時にダッシュボードを使用した会議があるので、それまでに全員にデータを最新化してほしい

※ちなみに、レポートの「集計項目」は別の集計項目では使えないのでした……。残念。仕様上の制約が結構あるので、うまく集計できない場合は以下のリンクをご参照ください。

SALESFORCE ヘルプ:集計項目を最大限に活用: ヒント、制限、および制約

最後に

「設定で長時間悩んでしまう」「効果的に利用できているのかわからない」「運用を任せられる人がいない」など、Salesforceをうまく活用できていないと感じることはありませんか?

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