発想の転換で難題解決 ! - 条件付きの積み上げ集計- (1)

 2020.01.08 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「Customer Service for Salesforce – Remote Service- (旧AGORA) 」のサポート担当 Ino です。

Salesforceのオブジェクトリレーションの概要、「主従関係」「参照関係」でもっとも顕著な違い、ご存知ですよね? そう、従(子)レコードの値を主(親)レコード側に積み上げて集計できる「積み上げ集計」機能が 使えるか/使えないか、です。 ここ、すごく大きな違いです!

今回はその「積み上げ集計」に “ひと工夫”して、『できない』を『できる!』にするワザをご紹介します。 長くなるので2回に分けさせて頂きますが、システム管理者様なら 読む価値、必ずあります!

契約期間が終了した契約の件数だけを、取引先に表示させたい

アストロ社では、『取引先』の下に『契約管理』オブジェクトを作って金額や契約期間などを管理しています。 そして、契約管理の合計金額や合計契約数を「積み上げ集計」機能を使って、取引先画面に表示しています。

新たに、現場担当から「契約期間が終わった契約の合計件数を、別途取引先に表示して欲しいんだ」という依頼が来ました。了解!『契約終了日が今日より前』って条件で「積み上げ集計項目」を作りましょう、と思ったら・・・

今日(TODAY)などの動的な関数を含む数式項目は、積み上げ集計項目の検索条件で使用できない』というルールがありました。どうしましょう・・・

大丈夫、ちょっとひと工夫すれば、できます!

事象

解決内容①

ワークフロールール
積み上げ集計項目

「契約期間が終わった契約の、合計件数を表示」=「契約期間が終わったらチェックをつけ、そのチェックがついているレコードの合計件数を表示」と考えると解決できそうです。

そこで、契約期間が終了したらワークフローで自動的にチェックが付く項目を作り、チェックが入っている契約管理レコードの件数を数える(積み上げる)「積み上げ集計項目」の設定をします。

 

① 最初に『契約管理』に「チェックボックス項目」を作ります。
「設定」-「オブジェクトマネージャ」-「契約管理」-「項目とリレーション」から、「新規」をクリックします。

解決1

② 「データ型の選択」画面で「チェックボックス」を選択、「次へ」をクリックします。「詳細を入力」画面が表示されるので、入力します。「チェックなし」に ● がついていることを確認してください! ここ大事ですよ~!
続いて アクセス権を設定して「保存」します。

解決2

 

③ 自動的にチェックを入れる機能「ワークフロールール」を作っていきます。
「設定」-「ホーム」-「プロセスの自動化」-「ワークフロールール」から、「新規ルール」をクリックします。

解決3

④「オブジェクトの選択」で契約管理を選び、「次へ」をクリックします。ワークフロー設定画面が表示されるので、以下のように設定して「保存&次へ」をクリックします。

・[評価条件]:作成されたとき、および編集されるたび を選択

・[ルール条件]  次の場合にこのルールを実行:数式の評価が true になる を選択

・数式:契約終了日  <=  TODAY()
 ここで ↑↑ 「契約終了」=「契約終了日が過去になっている」という判定(評価)を行わせます。

解決4

 

⑤自動的にチェックを入れる機能、「項目自動更新」を設定します。

「ルール適用時のアクション」-「新規項目自動更新」をクリックし、以下のように入力して「保存」をクリックします。

・[更新する項目]:契約管理(手順②で作成したチェックボックス項目名)
・[新規項目値の指定] チェックボックスオプション:True を選択

他の項目は、使いやすいように設定して下さい。

解決5

⑥「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻るので、「ワークフローアクションの追加」―「既存アクションの選択」をクリックします。
*「ワークフロールール」と手順⑤で作成した「項目自動更新」をセットにする(紐づける)作業になります。

解決6

⑦アクション種別の選択から「項目自動更新」を選択し、手順⑤で作成した項目自動更新名を選択して追加し、保存します。

解決7

⑧ 「ステップ3:ワークフローアクションの指定」画面に戻るので「完了」をクリックし、ワークフロールールを「有効化」します。
ここ大事ですよ~!「有効化」を忘れると 動きません!

解決8

 

後半の「積み上げ集計項目の作成」は、次回のブログに掲載させて頂きます。 お楽しみに!

最後に

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