発想の転換で難題解決 ! - 条件付きの積み上げ集計- (1)
2020.01.08 customer_success
こんにちは。Salesforce運用支援サービス「Customer Service for Salesforce –Remote Service–（旧AGORA）」のサポート担当 Ino です。
Salesforceのオブジェクトリレーションの概要、「主従関係」「参照関係」でもっとも顕著な違い、ご存知ですよね？ そう、従（子）レコードの値を主（親）レコード側に積み上げて集計できる「積み上げ集計」機能が 使えるか／使えないか、です。 ここ、すごく大きな違いです！
今回はその「積み上げ集計」に “ひと工夫”して、『できない』を『できる！』にするワザをご紹介します。 長くなるので2回に分けさせていただきますが、システム管理者様なら読む価値、必ずあります！
契約期間が終了した契約の件数だけを、取引先に表示させたい
アストロ社では、『取引先』の下に『契約管理』オブジェクトを作って金額や契約期間などを管理しています。 そして、契約管理の合計金額や合計契約数を「積み上げ集計」機能を使って、取引先画面に表示しています。
新たに、現場担当から「契約期間が終わった契約の合計件数を、別途取引先に表示して欲しいんだ」という依頼が来ました。了解！ 『契約終了日が今日より前』って条件で「積み上げ集計項目」を作りましょう、と思ったら……
『今日（TODAY）などの動的な関数を含む数式項目は、積み上げ集計項目の検索条件で使用できない』というルールがありました。どうしましょう……
大丈夫、ちょっとひと工夫すれば、できます！
解決内容①
● ワークフロールール
● 積み上げ集計項目
「契約期間が終わった契約の、合計件数を表示」＝「契約期間が終わったらチェックをつけ、そのチェックがついているレコードの合計件数を表示」と考えると解決できそうです。
そこで、契約期間が終了したらワークフローで自動的にチェックが付く項目を作り、チェックが入っている契約管理レコードの件数を数える（積み上げる）「積み上げ集計項目」の設定をします。
① 最初に『契約管理』に「チェックボックス項目」を作ります。
「設定」－「オブジェクトマネージャ」－「契約管理」－「項目とリレーション」から、「新規」をクリックします。
②「データ型の選択」画面で「チェックボックス」を選択、「次へ」をクリックします。「詳細を入力」画面が表示されるので、入力します。「チェックなし」に ● がついていることを確認してください！ ここ大事ですよ～！
続いて アクセス権を設定して「保存」します。
③自動的にチェックを入れる機能「ワークフロールール」を作っていきます。
「設定」－「ホーム」－「プロセスの自動化」－「ワークフロールール」から、「新規ルール」をクリックします。
④「オブジェクトの選択」で契約管理を選び、「次へ」をクリックします。ワークフロー設定画面が表示されるので、以下のように設定して「保存＆次へ」をクリックします。
- ［評価条件］：作成されたとき、および編集されるたび を選択
- ［ルール条件］次の場合にこのルールを実行：数式の評価が true になる を選択
・数式：契約終了日 <= TODAY()
ここで ↑↑「契約終了」＝「契約終了日が過去になっている」という判定（評価）を行わせます。
⑤自動的にチェックを入れる機能、「項目自動更新」を設定します。
「ルール適用時のアクション」－「新規項目自動更新」をクリックし、以下のように入力して「保存」をクリックします。
- ［更新する項目］：契約管理（手順②で作成したチェックボックス項目名）
- ［新規項目値の指定］チェックボックスオプション：True を選択
他の項目は、使いやすいように設定して下さい。
⑥「ステップ３：ワークフローアクションの指定」画面に戻るので、「ワークフローアクションの追加」―「既存アクションの選択」をクリックします。
※「ワークフロールール」と手順⑤で作成した「項目自動更新」をセットにする（紐づける）作業になります。
⑦アクション種別の選択から「項目自動更新」を選択し、手順⑤で作成した項目自動更新名を選択して追加し、保存します。
⑧「ステップ３：ワークフローアクションの指定」画面に戻るので「完了」をクリックし、ワークフロールールを「有効化」します。ここ大事ですよ～！ 「有効化」を忘れると 動きません！
後半の「積み上げ集計項目の作成」は、次回のブログに掲載させて頂きます。お楽しみに！
最後に
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