Salesforceの基本機能：レポート-入門編 ~Salesforce Classic編~
2016.07.28 support_service_team
こんにちは、新人アドミニストレータのＩです。
今回はトレーニング「Salesforce管理Ⅰ（前編／後編）」で学んだセールスフォースの基本機能「レポート」（Classic編）についてご紹介させていただきます。※Salesforceトレーニングはこちら。
なお、Lightning版については『Salesforceの基本機能：レポート～Lightning Experience編～』をご覧ください。
今回のテーマは「レポート入門編」ということで、レポートの作成とグラフの表示についてです。レポートの作成、編集は、システム管理者権限は必要なく、ユーザのプロファイルで「レポートの作成とカスタマイズ」と「レポートビルダー」の権限があれば使用可能です。
レポートとは？
セールスフォースに登録されたデータを、リアルタイムで指定した形式で表示、業務に合わせた条件で抽出、集計、分析することができます。また、グラフを追加することでデータを視覚的に表示することもできます。
レポートの種類
1. 表形式
データを最もシンプルかつ迅速に表示できるレポート形式です。行と列で構成された形式で、レコード一覧や、レコード件数のみの総計表示に適しています。
2. サマリー
表形式レポートをベースにグルーピング集計を加えたレポート形式です。グループごとに件数や指定した項目での小計の表示、小計に基づいてグラフを作成することが可能です。
3. マトリックス
サマリーレポートをベースにグルーピングを行と列に拡張したレポート形式です。項目をクロス集計し、商談所有者ごとの売上、完了予定月ごとの売上など総計の比較に適しています。
レポートの作成方法
例として、商談のサマリーレポートを作成してみます。レポートタブ ＞ 新規レポート をクリックします。
【レポートタイプの選択】
レポートで使用したいオブジェクトとレコードを選択します。今回は、商談オブジェクトのレポートを作成するので、商談 ＞ 商談 ＞ 作成をクリックします。
レポートビルダーの画面が表示され、レポートのカスタマイズを行うことができます。レポートビルダー画面では、レポート項目およびレポート検索条件を使用し、一部のデータのみでレポートをプレビューできます。
①［項目］ペイン
選択したレポートタイプの項目がフォルダごとに分類されて表示されます。項目を検索／選択し、プレビューペインにドラッグしてレポートに追加します。
②［条件］ペイン
検索条件を定義して、表示するデータを制限します。
③［プレビュー］ペイン
レポート結果のプレビューと行／列の追加、並び替え、グラフの追加、レポート形式をカスタマイズします。
【レポート形式の選択】
レポート形式を「表形式」「サマリー」「マトリックス」から選択します。
【グルーピングの選択】
レポート形式が「サマリー」か「マトリックス」の場合は、データをグループ化し小計を表示することができます。項目をドラッグ＆ドロップ、もしくは「この項目でグループ化」をクリックして選択します。「サマリー」レポートでは、並び替え順を指定できます。
日付項目でグループ化する場合は、日、週、または月などの特定の期間を使用してデータをさらにグループ化できます。
【集計項目の選択】
数値項目のデータを集計し、グルーピングレベルで表示することができます。「この項目を集計」をクリックし、「合計」「平均」「最大」「最小」から種別を選択します。
【項目と項目表示順の選択】
レポートに表示する項目をドラッグ＆ドロップで選択します。ドラッグ＆ドロップで列を並べ替えることができます。
【抽出条件の設定】
検索条件を使用して、レポートに表示するレコードを絞り込むことができます。日付項目やステータスなど項目の値で詳細に条件を設定することができます。
【グラフの表示】
ユーザがデータをすばやく簡単に理解できるように、データをグラフで表示します。「サマリー」「マトリックス」形式のレポートには、グラフを表示することができます。設定は「グラフの追加」ボタンから行います。
「グラフデータ」タブでグラフの種別を選択し、グラフに表示する項目を選択します。
「フォーマッティング」タブでグラフの表示位置、グラフの大きさを変更できます。
【レポートの保存・実行】
レポートを保存せずに実行する場合は「レポートを実行する」をクリックします。レポートを保存したい場合は、「保存」ボタンをクリックしてレポートを保存します。レポート実行ボタンをクリックすると、レポートが実行され出力結果が表示されます。
レポート名を入れ、「保存して実行」をクリックすると、レポートは保存され、出力結果の一覧ページに遷移します。
▼レポート出力結果の表示
レポート出力結果から、さらに変更を加える場合は「カスタマイズ」ボタンをクリックします。
カスタム集計項目とは？
「サマリー」「マトリックス」形式のレポートには、カスタム集計項目を使用できます。通常の集計項目では、「合計」「平均」「最大」「最小」の種別の中から選択しなければいけません。たとえば、完了した商談の中で成立した商談の割合をレポートに表示したい場合、通常の集計項目では計算できません。このような場合に、カスタム集計項目を使用することで表示することができます。
カスタム集計項目の使用例
商談レポートで、営業担当者別の成約率を作成します。レポートのカスタマイズ画面で「新規カスタム集計項目を追加」をダブルクリックします。
数式の計算結果を表示するグルーピングレベルを選択します。今回は、完了した商談に対する成立した商談の割合を計算するので、成立した商談の合計件数／完了した商談の合計件数という数式を作って、営業担当者別の成約率を表示することができます。
カスタム集計項目を追加したレポートが作成できました。
いかがでしたか？ ユーザの方でも簡単な操作でレポートを作成できますので、ぜひお試しください。
他にも便利な機能がありますが、詳細につきましては、弊社主催の研修「Salesforce管理 I（前編／後編）」でも詳しく学べます。基本を理解したい方、もっと自社の業務にそった設定方法を学びたい方、そして保守・運用をご担当の方はぜひご検討ください。
以上、セールスフォースの基本機能 レポート〜入門編〜でした！
