セールスフォースの基本機能 レポート〜入門編〜

 2016.07.28 support_service_team

こんにちは、新人アドミニストレータのIです。

今回はトレーニング「Salesforce管理Ⅰ(前編/後編)」で学んだセールスフォースの基本機能「レポート」についてご紹介させていただきます。※Salesforceトレーニングはこちら

今回のテーマは「レポート入門編」ということで、レポートの作成とグラフの表示についてです。レポートの作成、編集は、システム管理者権限は必要なく、ユーザのプロファイルで「レポートの作成とカスタマイズ」と「レポートビルダー」の権限があれば使用可能です。

レポートとは?

セールスフォースに登録されたデータを、リアルタイムで指定した形式で表示、業務に合わせた条件で抽出、集計、分析することができます。また、グラフを追加することでデータを視覚的に表示することもできます。

レポートの種類

1. 表形式

データを最もシンプルかつ迅速に表示できるレポート形式です。行と列で構成された形式で、レコード一覧や、レコード件数のみの総計表示に適しています。

表形式


2. サマリー

表形式レポートをベースにグルーピング集計を加えたレポート形式です。グループごとに件数や指定した項目での小計の表示、小計に基づいてグラフを作成することが可能です。

サマリーレポート


3. マトリックス

サマリーレポートをベースにグルーピングを行と列に拡張したレポート形式です。項目をクロス集計し、商談所有者ごとの売上、完了予定月ごとの売上など総計の比較に適しています。

マトリックス

 

レポートの作成方法

例として、商談のサマリーレポートを作成してみます。レポートタブ新規レポート をクリックします。

レポート0722_1


【レポートタイプの選択】

レポートで使用したいオブジェクトとレコードを選択します。今回は、商談オブジェクトのレポートを作成するので、商談商談作成をクリックします。

レポート0722_2

レポートビルダーの画面が表示され、レポートのカスタマイズを行うことができます。レポートビルダー画面では、レポート項目およびレポート検索条件を使用し、一部のデータのみでレポートをプレビューできます。

レポート0722_3

①[項目]ペイン
選択したレポートタイプの項目がフォルダごとに分類されて表示されます。項目を検索/選択し、プレビューペインにドラッグしてレポートに追加します。

②[条件]ペイン
検索条件を定義して、表示するデータを制限します。

③[プレビュー]ペイン
レポート結果のプレビューと行/列の追加、並び替え、グラフの追加、レポート形式をカスタマイズします。


【レポート形式の選択】

レポート形式を「表形式」「サマリー」「マトリックス」から選択します。

レポート0722_4


【グルーピングの選択】

レポート形式が「サマリー」か「マトリックス」の場合は、データをグループ化し小計を表示することができます。項目をドラッグ&ドロップ、もしくは「この項目でグループ化」をクリックして選択します。「サマリー」レポートでは、並び替え順を指定できます。

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日付項目でグループ化する場合は、日、週、または月などの特定の期間を使用してデータをさらにグループ化できます。

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【集計項目の選択】

数値項目のデータを集計し、グルーピングレベルで表示することができます。「この項目を集計」をクリックし、「合計」「平均」「最大」「最小」から種別を選択します。

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【項目と項目表示順の選択】

レポートに表示する項目をドラッグ&ドロップで選択します。ドラッグ&ドロップで列を並べ替えることができます。

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【抽出条件の設定】

検索条件を使用して、レポートに表示するレコードを絞り込むことができます。日付項目やステータスなど項目の値で詳細に条件を設定することができます。

レポート0722_11


【グラフの表示】

ユーザがデータをすばやく簡単に理解できるように、データをグラフで表示します。「サマリー」「マトリックス」形式のレポートには、グラフを表示することができます。設定は「グラフの追加」ボタンから行います。

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グラフデータタブでグラフの種別を選択し、グラフに表示する項目を選択します。

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フォーマッティングタブでグラフの表示位置、グラフの大きさを変更できます。

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【レポートの保存・実行】

レポートを保存せずに実行する場合は「レポートを実行する」をクリックします。レポートを保存したい場合は、「保存」ボタンをクリックしてレポートを保存します。レポート実行ボタンをクリックすると、レポートが実行され出力結果が表示されます。

レポート0722_8


レポート名を入れ、「保存して実行」をクリックすると、レポートは保存され、出力結果の一覧ページに遷移します。

レポート保存

▼レポート出力結果の表示
レポート0722_17


レポート出力結果から、さらに変更を加える場合は「カスタマイズ」ボタンをクリックします。

レポート0722_10

カスタム集計項目とは?

「サマリー」「マトリックス」形式のレポートには、カスタム集計項目を使用できます。通常の集計項目では、「合計」「平均」「最大」「最小」の種別の中から選択しなければいけません。たとえば、完了した商談の中で成立した商談の割合をレポートに表示したい場合、通常の集計項目では計算できません。このような場合に、カスタム集計項目を使用することで表示することができます。

カスタム集計項目の使用例

商談レポートで、営業担当者別の成約率を作成します。レポートのカスタマイズ画面で「新規カスタム集計項目を追加」をダブルクリックします。

カスタム集計項目1

数式の計算結果を表示するグルーピングレベルを選択します。今回は、完了した商談に対する成立した商談の割合を計算するので、成立した商談の合計件数/完了した商談の合計件数という数式を作って、営業担当者別の成約率を表示することができます。

カスタム集計項目2


カスタム集計項目を追加したレポートが作成できました。

カスタム集計項目3

いかがでしたか? ユーザの方でも簡単な操作でレポートを作成できますので、ぜひお試しください。

他にも便利な機能がありますが、詳細につきましては、弊社主催の研修「Salesforce管理 I(前編/後編)」でも詳しく学べます。基本を理解したい方、もっと自社の業務にそった設定方法を学びたい方、そして保守・運用をご担当の方はぜひご検討ください。

以上、セールスフォースの基本機能 レポート〜入門編〜でした!

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