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今さら聞けない!? Salesforceのレポートタイプ

 2019.11.21 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービスCustomer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当のMiyashitaです。

レポートを作成するとき、まず、レポートタイプを選びますよね。何となく選んで、何となくレポートを作れちゃうのですが……何を選んだかによって、レポートに表示される内容が「変わる」んですよね。

どう「変わる」んだっけ?  選び違えるとどうなっちゃうんだっけ? レポート沢山作っているけど 分かっているようで分かってない、かも……?

とっても大事なポイントを、まとめてお伝えします!

3階層のカスタムオブジェクト

『親』『子』『孫』と、順に関連付いているカスタムオブジェクトで確認します。
3階層のカスタムオブジェクト
ちなみに、このER図 ↑ はGoogle Chromeの拡張機能「Salesforce DevTools」で作りました。
項目定義書も作れたりと、便利なのです!

「1つ以上必要か」、「有無は問わないか」、それが問題だ

①「子孫が1つ以上必要」なレポートタイプ「親子孫」
グループ 806

↑ / ↓ 円の重なった部分(グレー部分)のレコードがレポートに抽出されます。

②「子孫の有無は問わない」レポートタイプ「親子孫有無は問わない」
グループ 807

“ベン図” で見ると、とってもイメージしやすいですよね。

子/孫、いる/いない

3パターンの『親』を「松山家」「竹原家」「梅田家」として登録してレポートを作れば、
グループ 808

②で作るレポートには3家庭すべて表示され、①で作ると『子』も『孫』もいる「松山家」だけが表示されるはず。
グループ 809

なのに、あれっ?
レポートタイプ①で作ったレポートにも、『子』『孫』のいない「竹原家」「梅田家」が表示された!?

項目の問題でした

「子名」「孫名」を表示させると、当初の想定通り、「竹原家」「梅田家」が表示されなくなりました。
グループ 810

そうか !
関連レコード「1つ以上必要か」が効くのは、関連レコードの項目を表示させる場合なんですね!

ということは、「親名」「子名」だけのレポートにしたら、
グループ 811
うんうん、思った通り。

で、よく考えると、最初に作った「親名」だけ、つまり『親』の項目だけのレポートなら、「親」レポートタイプ(関連オブジェクトなし)で十分でした。これだと当然、3家庭すべてが表示されます。

それでは、

  • 『子』がいる家庭だけ
  • 『子』がいない家庭だけ

を表示するにはどうしたら!?
グループ 815

そんな時は「クロス条件」を使うんでした。
グループ 814
レポート機能を正しく知った上で活用して、むやみにレポートタイプを増やさない、というのもアドミの腕の見せ所かも!

この機会に、レポートの基本機能を全部学び直したい! という方、以下もどうぞ。

レポート〜入門編〜
レポート[前編/クロス条件・バケット項目]
レポート[後編/カスタムレポートタイプ]

最後に

「設定で長時間悩んでしまう」「効果的に利用できているのかわからない」「運用を任せられる人がいない」など、Salesforceをうまく活用できていないと感じることはありませんか?

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