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Salesforceの商談作成時に自分が担当する取引先だけを絞り込みたい

 2021.10.11 customer_success

こんにちは。新人アドミニストレータのIです。

Salesforceの管理を行う中で、以下のような問題があった場合どのような解決策を思い浮かべますか?

営業のサークレイス太郎さんは、商談作成時に自分が担当している取引先(自分が所有者)を選択しようとしました。
しかし自分が担当していない取引先も候補として沢山表示されてしまい、誤って他の営業さんが担当している取引先を選択してしまいました。営業部から選択ミスが起こらないなような解決策が求められています。

このような問題を解決する方法はいくつかあると思いますが、
その中でも今回は「参照項目」の「ルックアップ検索条件」をご紹介したいと思います。

ルックアップ検索条件を設定する項目設定画面を開こう

今回は「商談レコード」の「取引先名」の選択肢を絞り込みたいので、設定する項目を以下の手順で開きます。

商談タブを選択した上で
歯車設定マーク>オブジェクトを編集>項目とリレーション>取引先名をクリック>編集

(もしくは歯車設定マーク>
オブジェクトマネージャータブ>クイック検索ボックスに”商談”と入力>検索結果"商談"の文字をクリック>項目とリレーション>取引先名をクリック>編集)
 
                                
画面下へスクロールして「ルックアップ検索条件」のセクションで
「▶条件設定を表示」をクリック

絞り込み条件を確認しよう

条件設定に入る前に、今回の条件を改めて確認しましょう。

やりたいこと:


サークレイス太郎さんの担当取引先のみ
サークレイス太郎さんが作成する商談』で
候補表示
されるようにしたい  
      

    

↑検索条件にするにはこう考える(脳内変換する)↓

★検索条件:『取引先レコード所有者ID』
=(イコール)『現在のユーザID』になるよう設定

この脳内変換できるようになるまでがSalesforce初心者には難しいんですよね。
      ①何が:1つ目の共通項目/値
      ②何と比べて:2つ目の共通項目/値
      ③どの状態であるべきか:演算子

と考えてみると良いかもしれません。
さて、条件を確認できたところでいよいよ条件を設定していきます!

条件を設定してみよう

上で確認した条件を設定するには、
 「検索条件」の「項目」欄にある虫眼鏡マーク(ルックアップアイコン)をクリック

 "取引先">"所有者ID">挿入 

「演算子」欄は"次の文字列と一致する"を選択。「値 / 項目」欄は"項目"を選択。
 項目を選択すると更に右枠にルックアップアイコンが表示されるのでクリック

 "現在のユーザ">"ユーザID">挿入
これで条件が揃いました。         
ちなみに…

同じような設定や他の条件については「推奨条件を挿入」のボタンにもありますので、まずはそちらをご参照いただくと便利です。当てはまる条件があれば自動入力できます。

画面下の「条件種別」はLightningでは必須を選択ください。Classicでは省略可能も反映されますがLightningでは必須のみのサポートです。また、「ルックアップウィンドウテキスト」もClassicの機能になりますのでLightningでは入力しても反映されませんのでご留意ください。

<Salesforce Help ルックアップ検索条件>
    https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.fields_lookup_filters.htm&type=5

最後に「有効」チェックボックスにチェックを入れて「保存」をクリックすれば設定完了です。

有効化して条件が適用されているか確認しよう

それでは設定した条件が適用されているか確認してみましょう。
サークレイス太郎さん担当の"○○"と付く取引先は以下です。

新規商談作成画面で取引先名のキーワードを入力してみると、
サークレイス太郎さんが担当(所有)している取引先だけが表示されるようになりました!

その他にもルックアップ検索条件には多くの考慮事項がありますので、設定がうまくいかない場合はSalesforceのヘルプページをご確認ください。

<Salesforce Help ルックアップ検索条件に関する考慮事項>
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.fields_lookup_filters_notes.htm&type=5

また、弊社サイト内の別記事でもルックアップ検索条件について取り上げていますのでこちらもぜひご参照ください!
【基本編】ルックアップ検索条件で有効な取引先に対してのみ商談が作成できるよう制限する

最後に…

今回はシンプルなルックアップ検索条件についてご紹介しましたが、もっと複雑な制限をかけることも可能です。まずはこの記事が少しでもSalesforceシステム管理者様のお悩み解決に繋がりますと幸いです。

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