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過去レコードの編集時に発生する 入力規則エラーを回避したい

 2020.04.30 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「Customer Service for Salesforce - Remote Service- (旧AGORA)」のサポート担当 K です。
お客様からのさまざまなお問い合わせの中から、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法、豆知識をご紹介させていただきます。

今回は正しいデータ登録、データ分析を行うために欠かせない機能「入力規則」について、ちょっとしたナレッジをお伝えします。

過去のレコードを編集したときも入力規則が適用される

「入力規則」を設定すると、誤ったデータの保存を阻止することができ、より正確なデータ分析を行うことが可能になります。

一方で、運用中のセールスフォース環境に「入力規則」を追加設定すると、過去に作成されたデータを編集した際に、「入力規則」の機能がはたらき、エラーメッセージが表示され、レコードの保存ができなくなります。

何年も前のレコードに帳尻合わせの入力を追加して、誤魔化すわけにもいかないし、これは困った・・・。

 

入力規則を設定し 「有効化」すると、有効化以前に作成・保存されていたレコードにもすべて入力規則が適用されるようになります。編集・保存しようとすると、エラー条件に合致したレコードには「エラーメッセージ」が表示され、保存できなくなります。

入力規則」については、こちらのブログ記事も併せてご参照ください。
 ◇セールスフォースの基本機能 入力規則
 ◇Salesforce 入力規則の活用~Lightning版~

 

たとえば、取引先 の「評価」を入力するときに「業種」と「年間売上」が空白だった場合はエラーを表示しなさい、という入力規則を作成し、有効化した場合、こんな画面表示となります。
データを保存できません。

入力規則1

 

この「入力規則」は、入力規則を設定・有効化する前に作成されていた古いレコードにも適用されますが、編集しようとしなければ、下図のように、空白であっても保存ができています。

ただし、何かの折に画面上の何かの項目を変更し、保存しようとしたとき!
「入力規則」が適用され、保存時にエラーメッセージが表示される、という挙動になってしまいます。
(機能としては、まったくもって正しい動作です。。。)

入力規則2

入力規則3

解決方法

入力規則を設ける以前に作成・編集された 過去のレコードを改めて編集しようとしたときに、この入力規則が適用されないようにする場合は、入力規則のエラー条件数式に、
「レコードの作成日が入力規則を有効化した日以降、もしくは新規作成時」という条件を追加します

エラー条件数式」に追加する条件の例
 && (DATEVALUE( CreatedDate ) >= DATE(2019,09,09) || ISNEW() )

※レコードの新規作成時は、必ずしも「評価」「業種」「年間売上」の3項目が充当されるとは限らない、という前提での数式です。

入力規則4

では、入力規則を有効化して レコードを編集し、エラーメッセージを確認してみましょう。

入力規則5

「年間売上」が空白でも、無事 レコードを保存できました。

同じく、入力規則を有効化した本日に作成されたレコードに編集を加えて、「年間売上」が空白のまま保存してみてると、規則どおりエラーメッセージが表示されました!

入力規則6

 

入力規則側にてを加えずに、作業時間の取れるタイミングで 粛々とレコード側を正規化していく、というのも ひとつの考え方ですが、長年利用してきた組織に途中から入力規則を加えると、全く思いも寄らないところ(関連する別のオブジェクト上など)で別のエラーが発生し、現場が大混乱!?という可能性も捨て切れません。

こんな時は、このブログでご紹介したような「場合分け」ができる簡単な数式を設定するのも、有効な手段です。

最後に

「もう少し詳しく知りたい!」
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