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タダのSNSじゃない。これがChatterだ! -3.Chatterグループ-

 2019.12.19 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービスCustomer Service for Salesforce –Remote Service–(旧AGORA)」のサポート担当 Inoです。

これまで2回にわたってご紹介してきたSalesforceのコラボレーションツール「Chatter」ですが、最終回はChatterグループについてご案内します。

LightningExperienceになり、すっきりと見やすくなったChatter。ぜひ使いこなして、社内外のコミュニケーションを円滑に効率的に行いましょう!

Chatterグループって何?

〈ここ大事!〉
 公開グループ
 非公開グループ

先日のブログ記事  〜1.Chatterのキホン〜  や 続編の 〜2.フォローとメール通知〜 で、何度か『グループ』と出てきたとおり、Chatterではグループを作ることができます。文字通りChatterユーザのグループです。

グループを作成すると、グループメンバー宛ての投稿をすることができます。プロジェクトメンバー専用のグループを作り、そこで情報共有をする、などに使います。弊社では部活動のグループを作り、各部の活動連絡にもChatterを使っています。

グループには2種類あります。誰からも投稿を見ることができる、公開グループ(アクセス権の設定に使う公開グループと間違えやすいですが、別物です)と、グループメンバーのみが投稿を見られる非公開グループがあります。 公開/非公開は、グループの作成または編集の時に『アクセス種別』で設定します。

非公開グループでは外部ユーザ(同じドメインのメールアドレスを持っていないユーザ)を招待することができます。つまり、社外のお客さまと情報共有することができるんです! この機能は 社外の方とプロジェクト運営をする場合など、とても便利です。

図1

Chatterグループの参照

〈ここ大事!〉
 グループフィードから
 Chatterフィードから

グループへの投稿は「グループフィード」に表示されます。アプリケーションランチャーの『グループ』をクリックすると、グループのリストビュー画面が表示されます。

すべてのグループを確認・参照したい場合は、『有効なグループ』リストビューを選びます。

図2

また、最近参照したグループを再び見たい場合には、Chatterタブの『最近参照したグループ』からも表示することができます。

図3

※豆知識

ご自身のChatterフィードで グループ名が青文字で表示されている箇所があれば、それをクリックするとグループに飛べます!

図4

Chatterグループへの投稿

グループメンバー宛ての投稿を行う方法は2通りあります。

①グループのフィード上で投稿する方法と、②Chatterフィードでグループをメンション(@[グループ名]と入力)して投稿する方法です。グループへのメンションは、ユーザにメンションするのと同じやり方です。
こうすると、グループメンバーに投稿があったことが通知されます。(設定によっては通知されないことがあります。)

※非公開グループに投稿されたファイルは、グループ内のみに共有されます。
※非公開グループのChatterフィード上で投稿された文言は、グループ内のメンバーのみに情報共有されますが(非公開投稿)、グループではないChatterフィードに投稿された文言を[@非公開グループ]とメンションしても、実際のところは公開投稿となります。(社員全員に公開されているものを、再度非公開グループメンバーに共有している意味になります。)
「非公開で書いたつもりが全員に共有されていた!」とならないように、注意が必要です。

Chatterグループ機能のご紹介、いかがでしたか?

「一応グループメンバーだけど、お知らせは頻繁に要らないの……」という場合は、前回ご紹介したメール通知機能 を個人単位で設定することで「見たいときだけ投稿を見に行く」ということもできます。
また、「他のグループの人にも役に立ちそう!」という投稿は、グループから他のグループをメンションすることもできて、情報共有にとても便利です!

最後に

「設定で長時間悩んでしまう」「効果的に利用できているのかわからない」「運用を任せられる人がいない」など、Salesforceをうまく活用できていないと感じることはありませんか?

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