スピーディーなサポートで帳票機能の入れ替えにもスムーズに対応
柔軟性ある契約形態で効率的なプロジェクト推進が可能に

まずはSalesforce導入の背景と用途、課題をお話しください

久門様　2006年に設立された当社は、当時、ドイツポスト社との合弁会社であり、ドイツポスト側で Salesforce を利用していたため、当社でも Excel による営業管理から Salesforce による管理へと切り替えることになりました。Salesforce が日本で紹介されて2〜3年目という早い段階での導入でした。当社での Salesforce 利用はその当時から続いており、私も当時からずっとSalesforceシステム管理者を担当しています。

ドイツポスト社との合弁会社からヤマトグループの100%子会社になるなど、大がかりな組織変更や体制変更などに伴い、業務整理やデータ整理の目的で、ダイレクトメール配達に関わる一部業務を一旦 Salesforce からExcel による管理へと戻した経緯があります。その後、改めてSalesforceにその業務を戻すことになったため、社内で「配達業務フロー改善プロジェクト」が立ち上がり、私もその プロジェクトメンバーとなりました。また、今回の改修と同時期に「Salesforce再活用プロジェクト」も立ち上がり、今回のSalesforce改修とあわせ、当社にとっては Salesforceの再導入・再活用に近い位置付けになります。

有村様　当社の働き方改革を推進する「働き方創造委員会」という枠組みがあり、その中からの意見として、「配達会社への発注業務が非効率だ」という声が寄せられていました。私は、営業担当の立場から「業務改善」を推進する役割を担っており、「発注業務の効率化のためのSalesforce改修」について中心的役割として社内での要件整理や、運用体制の再整備を担当しました。

今回の配達業務改善プロジェクトは発注書業務の効率化もきっかけのひとつですが、併せて商談状況の可視化や上長への状況報告・共有など、営業活動全般にわたる活用・応用も視野に入れたものです。私が前職でデジタルマーケティングの会社に在籍し、Salesforceも取り扱っていた関係で、「配達業務フロー改善プロジェクト」を推進するとともに、全社としての「Salesforce 再活用プロジェクト」のプロジェクトメンバーになることとなりました。

Salesforce再活用プロジェクトの一部としての「発注書」改修について、具体的にはどんな要件だったのですか？

久門様　営業にとっての重要な業務のひとつとして「配達会社への発注業務」があるのですが、これまでは各営業担当が「社内発注」のような形で Excel による発注処理を行い、メールや口頭による状況確認を経て1つのプロセスが完了するという、ある意味 非効率な方法を取っていました。Excel による手軽な操作が行える反面、処理の抜け漏れや報告業務の不便さ、上長による全体管理がしづらいという難点もありました。

これを改善すべく、Salesforceによる発注管理へと再度 舵を切ったのですが、当社のSalesforce環境では発注機能部分がプログラミング開発による実装であったため社内でのSalesforce改修を行えない領域だった、というのが 今回サークレイス社に改修の声がけを行うに至ったきっかけです。

 

サークレイスに支援を依頼されたきっかけと、選定理由をお話しください

久門様　営業の日常業務として、案件ごとに 配達会社への「発注書」作成と進行管理を Excel で行う必要があったのですが、ここが業務改善のボトルネックとなっていたため、Salesforce再活用による業務改善の一環として、この「発注書」に関する帳票機能部分を改修する必要がありました。

以前 Salesforce による配達業務管理を行っていた当時の「発注書」帳票部分は、Visualforce によるプログラミング開発で実装を行っており、この部分は、私が所属するIT部門では 内製で改修するのが難しい領域でした。このため サークレイス社に声がけをした、というのがきっかけです。

当初はプログラム修正による帳票周りの改修しか視野に無かったのですが、改修方法の比較検討時にサークレイスから話を聞くと、「今回のご要件の場合、今後の内製化も見据えて、プログラミング開発よりも、Salesforce の標準機能と AppExchange（アプリストア）で提供されている帳票パッケージとの組み合わせが最適ではないか」という提案をもらい、そのアドバイスの内容に感銘を受けました。

有村様　帳票サービスの選定と改修を行うにあたって、３社に対して比較検討を行ったのですが、ある意味、あまり業者選定自体に迷いはありませんでした。どちらかというと、パッケージ製品の選定を慎重に行いました。一方で、サークレイス社が提供するサービスを選定した要因は、「Hybrid Service for Salesforce」というサービスの、柔軟性のある「契約形態」でした。

久門様　システム開発の場合、作業領域を特定してPMやエンジニアの作業工数を見積もり、納品までの人月工数を買う、という契約が一般的であるという認識ですが、サークレイスの運用・保守・内製化支援サービス「Hybrid Service for Salesforce」では、「月当たりの工数を買う」という 準委任型の契約でした。納品物をゴールとする契約ではないため、「発注書」案件の対応を早期に終えられれば、余った時間で別のプロジェクトの作業も依頼できる、という柔軟性ある契約形態が、依頼の決め手のひとつにありました。

柔軟性ある契約形態は、貴社にとってどんな利点がありましたか？

久門様　実は、Salesforceに関する 当社内の別プロジェクトで、今般の法改正による「インボイス制度」に準拠した「請求書」帳票の改修も喫緊の課題でした。こちらも、2023年秋の施行に間に合わせる必要があり、IT部門での対応が 待ったなしの状況でした。　

有村様　今回、サークレイスにメインとして依頼した課題は「発注書」帳票の改修要件でしたが、当初の想定より早期に実装が完了したため、余った時間で「請求書」帳票の改修についてもお手伝いいただけました。この点は、「買った工数」を柔軟に活用し、余すことなく使い切ることができて非常に助かりました。

今回の「Salesforce 再活用プロジェクト」で対応すべき要件がたくさんあった当社にとっては、この柔軟性を持った契約形態は都合が良かったし、価値があった、とも言えますね。

サークレイスによる支援内容について、ご感想やご意見をお聞かせください

有村様　正直、ご指摘すべき点はあまりなくて、毎週「定例会」を開いていただき、その中で要望や課題を共有して 都度スピーディーに対応いただいた点がとても良かったです。Circlace®︎というタスク管理・情報共有プラットフォームを活用して、依頼内容の進捗管理はもちろん、すべての情報を共有できたのは大変助かりました。メールやチャットベースだと、どうしてもタスク単位での進行状況をひと目で把握することが困難ですから。

久門様　私も同感です。スピーディーで キメ細やかな対応に 非常に満足度が高かったです。

敢えて言うと...これは私たち側の課題なのですが、きちんと要件整理ができずに依頼した結果、アウトプットいただいたものに対して再修正依頼が発生したケースもありました。ただ、その際もフレキシブルに対応いただけたのは、本当にありがたかったです。

また、当社はこれまで、現場担当者からの改修要望にできるだけ対応しようと、IT部門側でこまめに設定変更を重ねてきた結果、細かなドキュメントや仕様書が残っていないという困った状況になっており、外部の方へ改修を依頼する際の仕様説明が大変で、私の本来業務に差し障るほどでした。

通常、システム会社に改修を依頼する場合、自社側で既存の仕様を調査し、その内容を伝えた上で改修を依頼する必要がありますが、サークレイスでは、こちらが調査結果を提供しなくても必要な調査を自発的に行って下さり、さらに、当社の要望を踏まえた上で こちらが想像していなかったような最適な解決策を提案してくれたことも非常にありがたかったです。

今回の導入で発注業務が刷新されたわけですが、具体的な成果は？

有村様　2023年の1月末までに今回の依頼内容を実装してもらい、3月から新しい発注システムの利用がスタートしました。稼働開始から まだ日が浅いので、数値化できる明確な効果はこれからですが、営業担当者から「業務がスムーズになった」、「入力がしやすくなった」などの声が挙がり初めています。

Excel による発注処理では、営業担当者が配達会社に抜け漏れなく発注しているか、滞りなく進行しているかを、メールで何度も確認する必要があったので、非常に手間が掛かりました。また、発注漏れは絶対避けなければならないため、確認を怠るわけにもいきませんでした。
こうした煩雑な業務を効率化できる仕組みが整ったことは、非常に大きい効果だったと言えます。

久門様　先ほど、有村が 情報共有プラットフォーム Circlace®︎ についてのメリットをお話ししましたが、このプラットフォームにサークレイスとのやり取りや実装履歴のドキュメント、調査結果などの "すべて" が残る。Salesforce運用の知見が蓄積されている、ということです。改修のタスク管理が円滑に進められたというメリット以上の産物だったと考えています。今後の Salesforce運用・管理において、確かなナレッジの蓄積になったと感じています。

Salesforceの利活用について今後の展望を教えてください。

有村様　今回サークレイスの「Hybrid Service for Salesforce」によるご支援をいただき、発注業務の効率化が実現しつつある状況です。私が並行して動かしている、各営業担当へのSalesforce利活用推進も、本格的に行っていく考えです。
そのためには、今回のプロジェクト推進メンバーを "旗振り役" として、まずは商談状況や業務プロセス、商談の成果をしっかりと Salesforce に入力する習慣づけを行わせていきたいと考えています。Salesforceにデータが蓄積されていくことで、自分たちの強みと弱みをより明確に把握・共有できます。それを営業戦略や方針策定に活かしていきたいのです。

久門様　今、有村が言ったことに加えて、当社の強みであるエリアマーケティングの礎となるデータベース、さらにダイレクトメールのレスポンスデータとSalesforceを連携させることで、より精度の高いエリアプランニングを実現する、そんなビジョンも思い描いています。

ただ単に 入力を徹底させ、データを貯めることだけを強制しても、営業担当者にデータ活用のメリットが伝わらなければ、Salesforce活用の定着は望めません。プロジェクト推進メンバーが データ活用を行うメリットを各営業担当へ実感として伝えきることができれば、おのずと「もっと分析結果を見たい」「あれもこれも、見てみたい！」という欲求につながります。

そうした営業活動全体へのビジョンを実現する上で、サークレイスに期待することはありますか？

有村様　集約したデータを生かして新しい価値を創るのがこれからの当社のビジネスの要諦。その基盤となるのが Salesforce です。これから数々のデータが蓄積されるに従い、新たな開発や改修のニーズが次々と出てくると思います。そうした際にスピーディーかつ フレキシブルに対応いただけるパートナーとして、将来的に 共に歩んでいただけたら頼もしい限りです。