アルファテック・ソリューションズ株式会社
| 事業内容 | ITインフラ及び情報系アプリケーションシステムの企画・設計、開発・構築、導入・展開、保守・運用 |
| URL | https://www.alphatec-sol.co.jp/ |
ITインフラの企画・設計から、開発、構築、導入・展開、保守・運用までトータルに提供するアルファテック・ソリューションズ様。オンプレミスとクラウドのハイブリット環境のカスタマイズや、オンプレミスからクラウドへの移行に豊富な実績をあげています。近年では、テレワークの推進に欠かせない先進のセキュリティソリューションの提案でも強みを発揮。自治体や病院など、多様な顧客から高い信頼を得ています。
課題・背景
- Salesforce 導入後、自社仕様にカスタマイズする必要があったが知識が不足していた
- 前任のベンダーに Salesforce をカスタマイズしてもらったが、使い方を確認する資料がなかった
- 前任ベンダーからの引き継ぎを目的とした Salesforce の操作方法を説明する膨大な動画を自社でドキュメント化することが困難だった
成果・効果
- 動画のドキュメント化により設定や使い方など、ブラックボックスの可視化が実現
- 営業活動だけでなく社内の情報共有や業務指示に至っても Sales Cloud を徹底活用。コロナ禍でコミュニケーションが取りにくい中で業務効率が向上した事業部も
- 資料の可視化により、管理者がスピーディに Sales Cloud の知識を身につけることができた
課題・背景
Sales Cloud の設計や操作方法を明文化した資料がない
大幅なカスタマイズの影響もあり自社では手に負えない状況
Salesforce の運用に関してどのような課題を抱えていたのでしょうか。
木村様 2016年より Sales Cloud を導入して、ある保守ベンダーにライセンスと運用・保守をお願いしていました。諸事情でライセンスを別会社に依頼することになり、運用・保守のみを継続するはずだったのですが、コスト的に難しいご提案でした。
それで、引き継ぎを行う必要が生じたのですが、Sales Cloud の設計や操作方法を明文化した資料がありませんでした。
また、導入時点で大幅なカスタマイズを行っていたこともあり、自社ではどうにもならならず、その時点では内製化できない状況でもありました。
長谷川様 前任の保守ベンダーから運用を引き継ぐにあたり、担当者からレクチャーを受けました。その際に動画を撮影したのですが、ゆうに20時間を超える膨大な量になり、これを見返しながら内容を把握するのは極めて困難な状況でした。
さらに、これをドキュメント化するのも大変な作業となります。
何とか形になる資料を残したい。それが私たちの痛切な思いでした。
そこで、サークレイスにご依頼いただいたわけですね。選定の決め手は何だったでしょうか。
木村様 運用支援会社を変えることになり、まず３社を候補にあげさせていただきました。その中で弊社の要望や予算に応じて３つのサービスメニューから選べる点に惹かれてサークレイスさんを選定いたしました。
Salesforce の活用ガイドを Web上で自由に見られるのも魅力でした。Salesforce 社のマニュアルをわかりやすく噛み砕いたドキュメントが豊富に揃っていてとても便利です。
支援内容
20時間を超える膨大な動画を丁寧にドキュメント化
会社特有の依頼事項にもきめ細かく対応
2022年の４月よりサークレイスの支援が始まりました。支援内容はどのようなものでしたか。
長谷川様 まずは、私たちの大きな課題だった動画のドキュメント化に着手していただきました。
20時間を超えるすべての動画を視聴しながら地道に文字化するのは大変な作業です。前任の保守ベンダーには「難しい」と断られた経緯もあり、非常に助かりました。
しかも、実際の設定を確認しながら丁寧に文字化していただき大変感謝しております。
３つの保守契約メニューから私たちが選んだ「Hybrid Service」には月50時間の作業保証が付与されており、すべてその中でやっていただき別途料金が発生することもありませんでした。
その後、日常的にはどのような支援を受けていらっしゃいますか。
長谷川様 基本的には、ユーザーからの質問でこちらが対応できないものをサークレイスさんにお願いするというスタイルです。
木村様 例えばレポートやダッシュボードの利用方法などの基本的な操作方法は、私と長谷川で対応できるのですが、弊社のカスタマイズ・利用方法が偏っているという事情があります。例えば、商材が多い、画面遷移が多い、iPhone で使いにくいなど。
そうした弊社特有の問い合わせや依頼事項に対応するために、画面をカスタマイズするのは私たちでは困難です。そうした時もサークレイスさんにさまざまなアイデアや具体的な解決方法を提案いただけるので助かっています。
成果・効果
ドキュメント化により設定や使い方の可視化を実現
Sales Cloud の徹底活用で営業効率が向上した事業部も
サークレイスの運用支援による成果・効果についてはどのようにお考えでしょうか。
木村様 ドキュメント化により、設定などブラックボックス化していたポイントを可視化してくださったのが最も顕著な成果です。
あとは、これまでわからないことがあると Sales Cloud のマニュアルを検索したり、技術者のブログを読み込んだりしていました。それをサークレイスさんのノウハウに頼れるというのはとても大きな業務効率につながりました。
長谷川様 私も同感です。資料の可視化により早急に Sales Cloud の知識を身につけることができました。
先ほど木村がお伝えしたように、弊社での使い方として、標準とはやや異なるケースもあったため、最初から大幅なカスタマイズを行っていました。
ですから、一般的なドキュメントを見ても何がどうなっているかよくわからなかった。それが明瞭になったのが大きな成果です。
今後、ビジネスが変化しても対応できると思っています。
Sales Cloud の活用により業務に成果をもたらした点はありますか。
木村様 全社的にはまだ効果は見えないのですが、大きな成果をあげている事業部もあります。
その部は、部長が先頭に立って Sales Cloud の活用を徹底させ、営業ミーティングや部長から各メンバーへの指示などすべてを Sales Cloud で完結させています。また、営業メンバーが多い上に取り扱い案件も全国に広がっており、コロナ禍でテレワークも増えコミュニケーションが取りにくい状況下であるために、メンバー同士の距離感がどうしても生じてしまいます。
こうした環境下で Sales Cloud を活用することで、一人ひとりの営業活動が可視化され営業効率がアップし、コロナ禍でも強みを発揮することができました。
今後、サークレイスに期待すること、新たに取り組みたいことなどありますか。
木村様 Sales Cloud の利用価値を高めることが私たちのミッションだと考えています。利用価値を高めるためには、２つの要素があります。
一つはユーザビリティの向上で、入力のしやすさやカスタマイズへの要望に応えることです。これは既にサークレイスさんに力になっていただいています。
もう一つが私たちの課題でもある経営層への働きかけです。例えば経営層がパッと見てわかりやすいダッシュボードをすぐに出せるようにし、経営会議で使えるようなレポートをリアルタイムで提供できるようにすることです。
今後はより多彩な局面でサークレイスさんにサポートしていただきたいですね。
長谷川様 この半年間でドキュメント化が実現したので、これからは利用者により使ってもらうための企画をどんどん出していく必要があると思っています。そのための支援をお願いしたいです。
木村様 ほんと、そうですね。やはりユーザビリティの向上は最優先事項だと考えています。
入力率が上がらないと情報の信頼性が担保されないので、経営層への訴求力や説得力も落ちてしまいます。入力率を上げるために、入力しやすい環境をいかにつくるかが今後の重要な課題です。
さらに、Sales Cloud の API を開発して他の周辺システムとの連携にも着手したいと考えています。新しい取り組みを次々と実践するためにも、中長期的なパートナーとしてサークレイスさんには熱い期待を寄せています。
