リソース不足という課題を確かなスキルで支援
きめ細かいサービスで、定着化もスムーズに完了

日機装株式会社 東村山製作所 インダストリアル工場では、見積もり、設計書、保守サービス記録などの保有文書のデジタル化を行うために、2019年にSalesforce Platformを導入しました。

同事業部は、顧客の要望に応じた特注のポンプシステムを取り扱う部門で、営業活動から製造、納品、アフターサービスまでを担当しています。ポンプシステムごとに注文書、設計書などの多くのドキュメントが存在しているものの、以前はそのすべてを紙で管理していたため、気軽に活用することができないという課題を抱えていました。

そこで業務の効率性を高めるために、2019年に外部のシステム導入企業の支援を得てSalesforceを導入し、紙で保有していた情報をSalesforceに格納しました。しかし、担当者が他の業務で多忙なため、利用開始のための準備に取り掛かることができない状況が続いていました。

担当者は前職でサークレイスのサービスを利用していた経験があり、コンサルタントのスキルレベルや支援内容を高く評価していました。また営業担当の商談管理にもSalesforceを利用したいという意図もあり、サークレイスに相談。2020年に「Salesforce運用支援サービス」の利用を開始しました。

サークレイスのカスタマーサクセス・コンサルタントは、担当者と支援内容について相談。まずは基幹システムから抽出した必要情報を登録して作業マニュアルを作成し、ユーザーが利用開始するための準備を行いました。

そして、ユーザー向けにグローバル検索のやり方やレポート作成方法など、基本的なSalesforceの使い方についてハンズオントレーニングを実施。
その後は、ユーザーの担当業務別に業務内容のヒアリングを行い、Salesforceをどのように活用できるかを提案するといった啓蒙活動を行うことで定着化を推し進めました。

現在、各部門からの要望や依頼が上がってきた際には、担当者と相談しながら、変更箇所や作業内容を提案。ユーザーが利用しやすいようにページレイアウトを変更したり、カスタム項目などを作成したりといった作業を日常的に行っています。

サークレイスの「Salesforce運用支援サービス」を利用することで、これまで現場の要望を速やかにSalesforceに反映できるようになりました。
また、各々の部門に使い方などについてレクチャーを重ねてきたことにより、Salesforceへの理解も深まり、活用が浸透しています。
特に、今まで紙ベースで管理されていた見積もりや設計書がクラウドで共有できるようになったため、出張先などにおいても、誰でもどこからでも確認できるようになり、業務効率が大幅に改善しました。
現在では、見積もりの金額から商談の勝率や商談日数などを確認するためのレポートダッシュボードを作成しており、今後ますます利用が進むことと期待していらっしゃいます。

サークレイスの「運用支援サービス」の利用開始からは2年以上が経過していますが、支援の範囲も拡大。現在は週5日のうち、インダストリアル工場の業務を週2日、他部門が利用しているSalesforce組織の運用業務を残りの週3日で対応しています。

担当者の方からは、「日機装の業務に対する理解度を深め、共通した全社視点でのアドバイスをいただいたり対応をしてくださることに加えて、他の組織の活用例なども紹介してくれるなど、日々頼りになる存在です」と高い評価いただいています。

今後インダストリアル工場では、SFAとして商談分析などを実施していくための準備を引き続き整備するともに、保有データをより活用しやすくするための改修なども検討されています。他部門からの運用支援のニーズもさらに高まってきており、このような期待に添えるようサークレイスは引き続き細やかな支援を行っていきます。