ビザ申請の遅延ゼロ・進捗確認時間75％削減を実現

サークレイス株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役会長兼社長：佐藤 スコット、以下「当社」）
は、自動車の開発・製造・販売を行う三菱自動車工業株式会社（本社：東京都港区、代表執行役社長：加藤 隆雄、以下「三菱自動車」）における海外人事業務の業務改革（BPR）を支援しました。
本取り組みでは、当社が提供する海外人事労務に特化したクラウドサービス「AGAVE（アガベ）」及び海外人事DXコンサルティングサービスに加え、日本通運株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：竹添　進二郎、以下「日本通運」）が展開する「ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」 を組み合わせ、三菱自動車の海外赴任業務における標準化と可視化を実現しました。
従来Excelやメールで分散管理されていた赴任手続きやビザ申請業務は、属人化や情報漏えいリスクを抱えていましたが、今回の導入によりビザ申請の遅延ゼロ、進捗確認時間の75％削減を実現^※1しました。業務の見える化と一元管理を通じて、関係者全員が安心して情報を参照できる仕組みへと刷新し、効率性と信頼性の両面で大幅な改善を実現しています。

■　導入の背景と課題

三菱自動車は、現在、17か国31拠点に250名以上の海外駐在員を派遣しており、帯同家族を含めると約500名を海外に送り出しています。
従来、海外駐在員に関わる手続きは外部パートナーに委託しており、給与・人事といった機密情報を外部パートナーが社内の関係者とメールでやり取りする中で、誤送信による情報漏えいリスクが常に存在していました。さらに、赴任関連書類がさまざまな媒体に保管され、人事部や駐在員が必要な情報へスムーズにアクセスできない状況が続いていました。

また、ビザ申請業務は特定担当者への依存度が高く、引き継ぎも難しい状態でした。関係者が多岐にわたる中で、やり取りはメールが中心となり、連絡の煩雑さから業務が滞るケースも少なくありませんでした。また、その進捗管理はExcelに頼っていたため、関係者間での情報共有が難しく、着任直前に不備が判明するなど、赴任計画全体に影響を及ぼす重大なリスクが発生するケースもありました。このように、属人化に伴う情報の分断により、ビザ申請業務の遅延は事業計画全体にも影響を及ぼす深刻な課題となっていました。

■　サービス導入の決め手

三菱自動車は、深刻化するセキュリティリスクや属人化の解消に向け、業務の標準化と可視化を実現できる仕組みを模索していました。そこで着目したのが、当社が提供する海外人事DXコンサルティングと海外人事労務特化クラウドサービス「AGAVE」、そして日本通運が展開する「ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」でした。特に決め手となったのは以下の3点です。

専門性と伴走力
当社の海外人事DXコンサルティングでは、国ごとに異なる手続きや複雑なフローを理解した上で標準化を支援。さらに導入時には、当社と日本通運が一体となってプロジェクトを推進し、スムーズな立ち上げと定着化を後押ししました。
直感的な操作性と見える化
AGAVEの画面設計は情報を視覚的に把握しやすく、複雑な海外人事業務でも進捗をリアルタイムで確認可能。属人化を解消し、誰でも対応できる仕組みを整えられると判断しました。
信頼できる連携基盤
三菱自動車と日本通運は長年にわたり引越や赴任支援での取引実績があり、既存のパートナーシップを基盤に、AGAVEとBPOを組み合わせて「ビザ手配から引越までを一気通貫で管理できる」安心感がありました。

これらの理由から、三菱自動車は「DXコンサルティング ×AGAVE × ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」という三位一体のソリューションを採用。人の役割とシステムを最適に分担することで、従来の課題を根本から解決する道を選びました 。

■　成果

ビザ申請の遅延がゼロに
赴任計画に影響を及ぼすリスクを解消し、赴任者・帰任者が安心してスケジュールを立てられる環境を実現。
進捗のリアルタイム可視化
関係者全員が同じ情報を共有可能に。定例会議は隔週1時間から月1回30分へと75％削減。説明・確認のためのやり取りも大幅に減少。
ヒューマンエラーの抑止
メールやExcelで起きていた書類の取り違えや誤送信を防止。情報セキュリティも強化。
属人化の解消・引き継ぎ容易化
 AGAVE上で国別の手続きや必要書類をテンプレート化。担当者交代時も同じフローで対応可能に。

このように、導入の効果は単なる工数削減にとどまらず、セキュリティ・効率性・再現性のすべてを向上させる包括的な成果へと結びついています。

■　三菱自動車工業 人事本部からのコメント

サークレイスと日本通運のサービスを組み合わせたことで、ビザ申請の遅延はゼロとなり、進捗もリアルタイムに把握できるようになりました。駐在員自身も能動的に状況を確認するようになり、全体の意識が前向きに変化しています。

また、定例会議は隔週1時間から月1回30分へと大幅に短縮され、説明や確認にかかる工数が削減されました。書類の取り違えや誤送信といったヒューマンエラーも抑止され、セキュリティ面でも安心感が高まっています。

特筆すべきは、導入前に外部委託へ支払っていた費用と比較して、AGAVEのライセンス料と日本通運様のBPO費用を合算してもコストはほぼ同水準でありながら、業務品質が大きく向上したことです。単なるコスト削減ではなく、効率性・信頼性・再現性を兼ね備えた仕組みに刷新できたことを大きな成果と捉えています。

■　今後の展望

三菱自動車では、AGAVEと日本通運のサービスを活用することで標準化したプロセスを、今後さらに定着させていく方針です。人事部内では担当者の入れ替わりが常に発生するため、業務が再び属人化しないよう、仕組みを継続的に改善していくことを重視しています。

また、当社が提供するAI機能の活用にも期待が寄せられています。規定や過去のやり取りをAIに学習させることで、人事部内の引き継ぎや駐在員からの問い合わせに対する即時回答が可能となり、さらなる効率化と業務品質向上につながることが見込まれています。

 日本通運は、グローバルネットワークを活かした赴任・帰任双方のサポートを拡充し、ＮＸ海外赴任ワンストップサービスの提供価値を広げていく考えです。当社も、海外人事DXコンサルティングとAGAVEの強化を通じて、三菱自動車をはじめとする企業の海外人事業務改革を引き続き支援してまいります。 

■　詳細な導入事例の紹介

三菱自動車における「海外人事DXコンサルティング」「AGAVE」「ＮＸ海外赴任ワンストップサービス」導入の背景や課題、導入プロセス、具体的な効果については、インタビュー形式の記事で詳しくご紹介しています。現場の声を通じて、海外人事業務のBPRがどのように実現されたのかをご確認いただけます。

“見える化”と一元管理でビザ申請の遅延ゼロ・進捗確認時間75％削減を実現　日本通運のBPOとサークレイス「AGAVE」の連携が生んだ効率化

■　AGAVEについて

「AGAVE（アガベ）」は、海外に拠点を持つ企業の人事・労務管理を支援する、海外人事業務に特化したクラウド型SaaSプラットフォームです。海外駐在員の給与計算、経費精算、レポート出力など、多岐にわたる業務の効率化と標準化を支援します。

グループ会社ごとに異なる制度や運用にも柔軟に対応可能で、現地拠点とのスムーズな連携を実現。人的資本を戦略的に活用したい企業の海外展開を力強くサポートします。

2024年9月末時点の東京商工リサーチ調査では、「導入企業 国内シェアNo.1^※2」として認定されており、2024年6月末時点での契約ユーザーID数は1万人を超え、今後もさらなる導入拡大が見込まれています。

■　サークレイスについて

※Salesforceは、Salesforce, Inc.の登録商標です。
※Anaplanは、Anaplan, Inc.の登録商標です。
※1：工数削減率は、三菱自動車工業株式会社の社内実績に基づく試算です。
※2：東京商工リサーチ「海外駐在員向け情報管理SaaSに関する調査（2024年9月末時点）」
※3：アオラナウ株式会社（当社連結子会社）との連携により対応可能です。

■　三菱自動車について

三菱自動車は、自動車およびその部品の開発・製造・販売、並びに金融事業を手がける総合自動車メーカーです。アジア・ASEANを中心にグローバルに事業を展開し、17か国31拠点に250名以上の海外駐在員を派遣。帯同家族を含め約500名が世界各地で活躍しています。強固なサプライチェーンと生産・販売体制を活かし、電動化・環境対応車をはじめとする幅広い製品とサービスを提供。柔軟かつ確かな技術力で、世界中のお客様の移動を支え、持続可能な社会の実現に貢献し続けています。

• 会社名　　：　三菱自動車工業株式会社（Mitsubishi Motors Corporation）
  
• 所在地　　：　東京都港区芝浦三丁目1番21号 msb Tamachi 田町ステーションタワーS
• 設　立　　：　1970年4月22日
• 資本金　　：　2,843億82百万円（2025年6月19日現在）
• 代表者　　：　取締役 代表執行役社長 兼　最高経営責任者　加藤　隆雄
• 事業内容　：　自動車およびその部品の開発、製造、販売、金融事業

■　日本通運／ＮＸグループについて

ＮＸグループは、1937年の創立以来、世界50以上の国と地域に展開し、約73,000人の従業員を擁するグローバルロジスティクスカンパニーです。陸・海・空の輸送モードに加え、倉庫・ITソリューションを組み合わせ、高品質な物流サービスを提供しています。企業メッセージ「We Find the Way」には、どんな状況でも最適な方法を見つけ出し実行する強い意志が込められています。
日本通運はＮＸグループの中核会社として、航空、船舶、鉄道、トラック、倉庫、ITを駆使し、高品質でサステナブルなロジスティクスをグローバルで提供しています。
また、同社が展開するＮＸ海外赴任ワンストップサービスでは、荷物の輸送にとどまらず、ビザ取得や航空券手配、住居やライフラインの整備までを包括的にサポート。企業が海外駐在員を安心して送り出せるよう、総合的な支援を行っています。

• 会社名　　：　日本通運株式会社（NIPPON EXPRESS Co., Ltd.）
• 所在地　　：　東京都千代田区神田和泉町2番地
• 設　立　　：　1937年10月1日
• 資本金　　：　701億75百万円（2024年1月5日現在）
• 代表者　　：　代表取締役社長　竹添　進二郎
• 事業内容　：
  • 陸、海、空の総合輸送サービス（自動車輸送、鉄道輸送、海上輸送、航空輸送など）
  • 倉庫、通関、重量品・プラント輸送・建設、特殊輸送などの物流関連事業 
  • 旅行、情報処理・解析を含む幅広い物流事業全般および関連事業 

※本ニュースリリースに記載された内容は発表日現在のものです。その後、予告なしに変更されることがあります。

【関連リンク】

• サークレイス株式会社：https://www.circlace.com/
• AGAVEサービスに関するお問合せページ：https://www.circlace.com/agave/inquiry
• 三菱自動車工業株式会社：https://www.mitsubishi-motors.co.jp/
• ＮＸ海外赴任ワンストップサービスについて：https://www.nittsu.co.jp/relocation/