AGAVE
2026.09.10
システム化だけでは解決しない海外人事の課題｜業務整理とマインドセットを支援する海外人事DXコンサルティング
海外人事業務を紐解き、継続的に進化するDXを支援｜AGAVEカスタマーサクセスの“支えかた”
2026.09.10 サークレイス株式会社
海外駐在員の労務管理業務（海外人事業務）は、関係者が多く手続きも複雑で、属人化しやすい領域です。ビザ・就労許可の手続き、赴任・帰任プロセス管理、駐在員給与の計算、経費精算…。メールとExcelで行っている対応は複雑なため、「システム化は無理」と諦めてしまう企業も少なくありません。
一方で、AGAVEを導入した企業では、海外人事業務の仕組み化が進み、改善サイクルが回る状態を実現しています。
その鍵となっているのが、AGAVEのカスタマーサクセス。
導入支援による業務整理から運用開始、その後の活用支援を通じた定着・継続的な改善まで、単にシステムを提供するのではなく、現場に寄り添いながら伴走することで、改善が自走する状態を支えています。
今回は、AGAVE事業部 AGAVE CS部の担当者に、AGAVE導入から定着まで、どのように支援しているのかを伺いました。
複雑さと属人化が、業務改善の障害に
―多くの企業の海外人事業務は、どのような課題を抱えているのでしょうか。
海外人事業務は、関係者が多く、国や地域ごとに制度や手続きが異なるため、非常に複雑な領域です。ビザ申請、住居手配、給与計算、経費精算など、業務は多岐にわたり、担当者の経験や記憶に依存しやすいという特徴があります。
進捗管理はメール中心になりがちで、やり取りの履歴や判断の背景がナレッジとして蓄積されません。業務全体の流れが見えにくく、属人化が進んでしまうケースが多いです。
―なぜ、大多数の企業で業務改善が進まないのでしょうか。
大きく分けて、二つの理由があります。
一つ目は、「業務が複雑すぎてシステム化は難しい」という先入観です。担当者自身が業務の複雑さを理解しているからこそ、「この業務をシステムに落とし込むのは無理だろう」と感じてしまいます。
二つ目は、改善サイクルを回すための土台がないことです。属人化した状態では、業務の全体像が整理されておらず、どこに課題があり、何を改善すべきかを議論すること自体が難しくなってしまいます。実際に、10年以上同じやり方を続けているという企業も珍しくありません。属人化の本当の問題は、引き継ぎが大変なことではなく、改善が進まなくなることにあります。
導入のきっかけは現場担当者の声
―AGAVEの導入は、どのようなきっかけで始まることが多いのでしょうか。
AGAVEの導入は、7〜8割が現場担当者の課題感をきっかけに始まっています。海外人事業務は非常にニッチな領域で、実務の複雑さが経営層からは見えにくいケースが多いんです。
日々の業務に限界を感じた担当者の方が、自ら情報収集を行って、AGAVEにたどり着き、そこから上司や経営層に相談、導入検討が進む。そのような流れがよく見られます。
―現場から声を上げる際に、どのような支援をしていますか。
多くの担当者の方が抱える「自分たちの業務は特殊すぎる」「システム化は難しい」という思いに対して、私たちは他社事例を積極的にお伝えしています。「同じような課題を抱えている企業があり、改善もできている」と知ってもらい、「私たちも声を上げていいんだ」と安心していただくことが、導入の第一歩だと考えています。
導入支援：止まっていた時計を動かす4〜5ヶ月
―AGAVEの導入支援では、どのようなことを行っているのでしょうか。
導入支援の目的は、短期間で「運用が回る土台」を作ることです。
AGAVEでは、約4〜5ヶ月かけて、業務の整理から本番運用までを段階的に進めていきます。単にシステムを設定するのではなく、お客様の業務を深く理解し、現場にフィットした形で仕組み化することを重視しています。
―具体的には、どのようなステップで進めていくのですか。
大きく4つのステップで導入支援を進めています。
- 現行業務の整理
導入支援の中でも、特に時間をかけています。資料の確認や担当者へのヒアリングを通じて、現在どのような業務が、どのような流れで行われているのかを丁寧に整理します。この段階で、属人化しているポイントや、負荷が集中している業務を可視化していきます。 - 新しい運用方法の設計
洗い出した課題をもとに、「AGAVEで何を、どのように管理するか」を設計します。業務をシステムに無理に合わせるのではなく、AGAVEの柔軟性を活かしながら、現場の実態に合った形を一緒に考えていきます。 - プロトタイプでの検証
トライアル環境で実際の画面を使いながら、複数回フィードバックを重ね、提案内容と実務とのズレを調整します。現場の納得感を高めることで、運用定着をスムーズにします。 - 本番環境への移行
運用テストを経て、データ投入やユーザー登録を行い、正式に運用をスタートします。
―導入支援の中でも、特に現行業務の整理を重視されているのですね。
お客様に「自分たちの業務をきちんと理解してくれている」と感じていただくことが、導入支援ではとても重要だと考えています。現行業務を丁寧に整理し、「ここが課題ですよね」と共通認識を持てるからこそ、新しい運用方法の提案も受け入れていただけます。
この土台があることで、仮に導入支援の途中で担当者が異動された場合でも、新しい運用が滞りなく回る状態をつくることができます。
―導入支援では完成形を目指すのではなく、あえて「100点を目指さない」という考え方もあるそうですね。
半年、1年と実際に運用してみて初めて分かることが多いからです。「この承認ステップはもっと簡略化できる」「このデータはこう活用できそうだ」といった気づきは、実際に使ってみないと出てきません。
導入時はまず、止まっていた時計を動かすことに集中します。そのうえで、運用が始まってからの活用支援の中で、一緒に改善を重ねていくイメージです。
活用支援：改善サイクルが回り続ける組織へ
―導入支援が終わった後の活用支援は、どのような役割を担っているのでしょうか。
導入支援の目的が「運用が回る土台」を作ることだとすると、活用支援の目的は、「改善サイクルが継続的に回る状態」をつくることです。システムを入れて終わりではなく、お客様自身がAGAVEを使いこなし、改善を続けられる状態を目指しています。
―活用支援は、どのようなフェーズで進めていくのですか。
大きく3つのフェーズに分けて進めています。
- オンボーディング期間（運用開始後約3ヶ月）
運用が想定どおり回っているか、現場で困りごとが起きていないかを重点的にフォローします。導入支援で設計した内容が、実際の業務にきちんとフィットしているかを確認する期間です。 - 定着フェーズ
運用が安定してきた段階で、新機能の案内や、より効果的な使い方の提案を行います。導入時にはスコープ外だった改善ポイントにも、少しずつ取り組んでいきます。 - 継続的な改善
お客様からいただいた要望や気づきを開発チームに共有し、機能として実装された際には、要望をくださった企業へ直接ご案内します。現場の声が製品に反映されることで、改善が自然と続いていきます。
―活用支援を通じて、どのような変化が生まれていますか。
代表的なのは、業務のやり取りや履歴がAGAVE上に蓄積されることで、改善の材料が自然と増えていくことです。たとえば、現地担当者と駐在員のやり取りがすべてシステム上に残ることで、過去の対応をすぐに振り返れるようになります。
その結果、「この承認フローは簡略化できそう」「この情報はマニュアル化しよう」といった改善のアイデアが、現場から自然と出てくるようになります。改善が一過性で終わらず、継続的に回り始めるのが、活用支援の大きな価値だと考えています。
2〜3年後の理想状態：改善が日常の中で自然に生まれ、止まらない状態
―導入から2〜3年後、理想的にAGAVEが機能している状態とはどのような姿でしょうか。
導入直後は、どうしても「まず運用を回すこと」に意識が向きますが、2〜3年経つと業務の見え方が大きく変わってきます。
AGAVEの仕組みを理解したうえで使いこなせるようになると、現場から自然と「ここはもっと改善できそうだね」「このナレッジはマニュアル化しよう」といった声が上がるようになります。
システムにデータが蓄積されることで業務改善も進み、担当者の方が「ここの設定を変えたんですよ」「こんなこともできるようになりました！」と、イキイキと語ってくださる場面も増えてきます。
そのように、改善が特別な取り組みではなく、現場の中で自然に行われている状態こそが、私たちの考える理想の姿です。
―実際に長年止まっていた業務改善が動き出した、という例もあるようですね。
10年以上前から同じやり方だった企業が、AGAVE導入後1〜2年で環境がガラッと変わる事例は本当に多いです。
これはシステムを入れただけでなく、改善のベースができたからだと考えています。属人化している状態では改善のベースそのものがなく、誰かひとりが「こうしたい」と思っても実現できません。AGAVEで型を作り情報を一元化することで、初めて改善サイクルが回り始めます。
海外人事業務に特化したSaaSだからこそのフィット感
―カスタマーサクセスの観点から、AGAVEの強みはどこにあると考えていますか。
最大の強みは、お客様の生の声が製品に反映される体制があることです。運用開始後も「今、どんなことにお困りですか？」と伺い、いただいたフィードバックを開発チームへ共有しています。重要度の高いものから優先的に検討し、新機能として実装していきます。
機能をリリースする際には、要望をくださったお客様のもとへ直接ご案内します。チーム全体でお客様の状況や背景を把握しているため、「今、このタイミングでこの提案ができる」という、ピンポイントな支援が可能になります。
こうしたやり取りを積み重ねることで、「ちゃんと声を聞いてくれている」「一緒に良くしていこうとしてくれている」という信頼関係が築かれていく。それが、カスタマーサクセスの観点から見たAGAVEの大きな強みだと考えています。
―開催しているユーザーミートアップについても教えてください。
AGAVEユーザーが集まり、情報交換を行う場を設けています。製品ビジョンの共有やパネルディスカッションも行っていますが、アンケートで一番喜ばれているのは、その後の懇親会です。
海外人事業務には、いわゆる「正解」が書かれたマニュアル本が存在しません。そのため、「他社ではどう対応しているのか」「同じようなケースではどうしているのか」と、横のつながりの中で相談できる場が非常に重要だと感じています。
将来的には、AGAVEが日本の海外人事業務のインフラとなり、システムとして業務を支えるだけでなく、担当者同士をつなぐコミュニティのような存在になれたらと考えています。
―どのような企業に、AGAVEの導入をおすすめできますか。
業務が属人化しており、マニュアルや仕組みが整っていないため、日々の対応に追われている企業様ですね。
「うちの業務は複雑だから、システム化は難しい」と諦めてしまうケースも多いのですが、私たちは、複雑だからこそ、整理する価値があると考えています。
海外人事の領域は、一般的なSaaSのように「業務をシステムに合わせてください」と言えるほど単純ではありません。AGAVEは海外人事に特化したSaaSだからこそ、この領域ならではの「どうにもならない部分」にも向き合いながら、業務の型を一緒につくっていくことができます。
―最後に、メッセージをお願いします。
導入検討の際にデモ画面をお見せすると、「これは使いやすいですね」「うちでも使えそうです」と、想像以上に喜んでくださるお客様がいらっしゃいます。その反応を見るたびに、「もっと早く出会いたかった」と感じていただけている手応えがあります。
だからこそ、現場からもっと声を上げていいと思っています。他社様も同じような課題を抱え、そして一つずつ解決しています。経営層からは見えにくい業務だからこそ、現場の担当者が自ら声を上げることが、改善の第一歩になります。
完璧な形を最初から目指す必要はありません。まずは業務を可視化し、止まっていた時計を動かす。そのうえで、運用しながら少しずつ改善を重ねていくことが重要です。海外人事業務の改善は、決して不可能ではありません。業務負担を軽減し、本来取り組みたかった業務に集中できる環境を、ぜひ一緒につくっていきましょう。
