導入前の課題
- Excelを複数人で共有するため、書式や計算式が意図せず変更されるヒューマンエラーが多発していた
- 複数のExcelやシートを用いた長年の運用により計算式が複雑化し、担当者以外の内容把握が困難だった
- 海外赴任者の増加に伴って個別対応に多くの工数が発生し、管理側の対応負荷が増大していた
成果・効果
- システム上での一元管理により、正確性と業務効率が大幅に向上し、人的ミスが大きく減少
- 複雑な計算ロジックを紐解いてシステムに組み込むことで、ブラックボックス化と属人化を解消
- 海外赴任者別の計算結果や履歴を即時に確認できるようになり、問い合わせ対応のスピードと精度が向上
導入の背景
グローバル展開に伴い、Excel管理の負荷が増大
貴社およびグループ内における海外の拠点数や従業員数を教えてください。
人財戦略部係長 小林 里江 様
日本通運 小林様（以下、小林様）：当社は、2024年時点で全世界57か国、918拠点で事業を展開しており、うち33か国に海外赴任者を派遣しています。海外赴任には2つの形態があり、出向社員が378名のほか、業務研修員が62名おります。給与計算の対象としては、合計で約440名ということになります。
現在、当社の売上比率は国内が約7割、海外が3割です。これを創立100周年となる2037年には、半々とすることを目指しており、海外事業の比重が高まるとともに海外赴任者のサポートや事務手続きも効率性と確実性が求められます。特にアジア、中でもインド市場の成長が著しく、バックオフィスとしても事業体制の拡充に対応しなければなりません。
従来、海外出向者の給与管理はどのように行っていたのでしょうか。
人財戦略部（給与SSC）課長
梅山 和隆 様
日本通運 梅山様（以下、梅山様）： 給与計算は、1990年代から長らくExcel上で行ってきました。各々の従業員や計算月によってデータが分かれており、複数のファイルやシートを行き来しながら手作業で関数を組んで計算していたのです。これが毎月発生するため、給与計算には相当な工数がかかっていました。
小林様： 給与明細に変更が生じた場合には、印刷して、海外への連絡便で送付していたと聞いています。急ぎの場合はメールで個別に送ることもあったため、対象者が増えるにつれて対応負荷が大きくなっていました。
課題
複雑なロジックとヒューマンエラーのリスクが課題
Excel管理には、どんな課題がありましたか。
梅山様： 最大の課題は、ヒューマンエラーのリスクでした。複数人でExcelを共有していたため、書式や計算式が意図せず変更される可能性があり、いつミスが起きても不思議ではない状況が続いていました。加算金や赴任・帰任時の日割り計算など、対象者ごとに異なる個別計算も多く、常に細心の注意が求められました。海外赴任者は400名を超え、対象者の増加に伴い、そのリスクはさらに高まっていました。さらに、Excel内には年々追加される計算式やルール変更が複雑に蓄積し、担当者でさえ関数の内容を把握しきれない状態になっていました。
選定のポイント
ワークフローと給与計算システムの一元管理に期待
AGAVE導入までの経緯をお聞かせいただけますか。
小林様：給与計算システム導入の数年前、長年利用していた社内ワークフローシステムのサポート終了に伴い、代替手段を検討していました。国内基幹システムへの統合や新規開発も候補でしたが、コスト面の負担が大きく、SaaS型で導入・保守費用を抑えられるAGAVEを選定、2021年にワークフローシステムとして導入しました。
その後、円貨支給額変更や口座情報変更といった海外社員からの申請手続き、年末調整書類の集約など、段階的にAGAVEの活用範囲を広げていきました。
海外給与計算導入にあたり、不安はありましたか。
梅山様：最も大きな不安は「複雑な計算ロジックをシステムで正しく再現できるか」という点でした。海外給与は為替や各種手当などが複雑に絡み合っており、さらにそれらが長年積み重なってきた背景があります。そのため、システム化の必要性を感じつつも移行には慎重にならざるを得ず、Excelでの対応を続けていました。
そんな中、サークレイスさんからAGAVEに海外給与計算機能が追加されるとの知らせを受けました。すでにワークフロー基盤として利用していたこともあり、同一システム上で一元管理できる点は非常に魅力的でした。従来の運用を再現できるかという懸念は残りましたが、データと業務を集約できる利便性への期待が勝り、導入を決断しました。
導入はどのような流れで進みましたか。
梅山様： 導入は、私たち給与計算部門と社内のシステム担当部門、そしてサークレイスさんの三者で密に連携しながら進めました。既存のExcelには、長年の運用で複雑化した計算式や条件が多数組み込まれていたため、まずはそれらの洗い出しと整理から着手しました。
ミーティングを重ね、要件や運用上のニーズを一つずつ具体化していきました。駐在都市の増減管理、年1回の海外改定時に行うインデックス・レートの見直し、扶養数のカウント方法、みなし税計算の仕組みなど、海外給与計算特有の実務要件は、私たち自身も驚くほど複雑でした。こうした多様な条件を丁寧に整理し、システムへ正確に反映していくサークレイスさんの開発チームの対応力と粘り強さには本当に助けられましたし、当初抱いていた「複雑なロジックを本当に再現できるのか」という不安は徐々に薄れていきました。
日割り計算や遡及計算といった特に複雑なロジックについても、サークレイスさんと綿密にコミュニケーションを取りながら調整を進めました。本番運用前には、ExcelとAGAVEの計算結果を照合し、整合性を一つひとつ確認。その過程で新たな想定外のケースが見つかることもありましたが、サークレイスさんが迅速かつ丁寧に対応してくださり、最終的に当初の不安を完全に払拭できる高い精度のシステムを実現できました。
導入効果
複雑な業務を解消し、シンプルでミスのない体制へ
導入による成果をお聞かせください。
梅山様： 業務の正確性と業務効率が大きく向上しました。これまで複数のシートやファイルに分散していたため、人為的なミスが起こりやすい状況でしたが、AGAVE上で一元管理できるようになり、正確な給与計算が実現できています。ブラックボックス化していた計算式もシステムに組み込まれたことで、担当者以外でも内容を把握しやすくなり、属人化の解消が進んでいます。 変更履歴が残る点も安心材料です。Excelだと、「いつ、誰が、何を変えたのか」を後から検証するのが難しかったのですが、AGAVEは変更内容や計算根拠をシステム上で容易に確認できます。
また以前は、各現地法人へ賃金台帳データなどを個別にメールで送付していましたが、こちらについてはAGAVEの給与経費管理機能（オプション機能）という別の機能を活用することにより、現地の担当者が必要なタイミングで各自情報にアクセスできるようになりました。個別のデータ送付の手間がなくなったのは大きなメリットです。
小林様： 計算結果を確認する際、社員別の画面から月単位のデータを一覧できるようになり、とても便利になりました。社員から問い合わせがあった際も、履歴をすぐに閲覧できるため、対応のスピードが向上しています。問い合わせ件数は大きく変わっていませんが、1件あたりの対応にかかる時間は着実に短くなりました。
どんな企業にAGAVEの導入をおすすめしますか。
梅山様： Excelで給与計算を行っている企業には、AGAVEを導入する価値があると感じます。AGAVEは計算の正確性が高いため、手作業での管理に課題を抱えている企業に最適です。特に海外給与は、複雑な計算やルールが多く、担当者しか理解できない仕組みになりがちですが、AGAVEを活用することで、そうした属人化を解消し、誰でも内容を把握できる体制づくりにつながるのではないでしょうか。
今後の展望を教えてください。
小林様： AGAVEと人事基幹システムとの連携を検討しています。ワンクリックでデータを連携させ、さらに効果的な運用を実現したいです。
現在、赴任・帰任のフライト情報や支給額の通貨比率変更、家族の帰国など、多様な申請情報がAGAVE上に集まっていますが、給与計算と連動させる際には手入力やクエリでの対応が必要です。今後は、ワークフロー情報をはじめ、AGAVEに集約されるさまざまな情報を給与計算機能とシームレスに連携し、より幅広く活用したいと考えています。
梅山様： 当社としても、海外事業の拡大に伴い、今後も赴任者は増えるものと予想されます。AGAVEがあることで、人数が増えても、効率的かつリスクが少なく対応できる基盤が整いました。 サークレイスさんは顧客の声を開発に反映する姿勢が強く、私たちが要望した機能の多くも検討の上で実装してくださいました。システム間の自動連携が実現すれば、業務効率は大きく向上するはずです。AGAVEのさらなる進化と、サークレイスさんとの協働、新たなご提案を今後も期待しています。
