AGAVEのプロジェクト管理機能は「タスク」「期限」「担当者」を自由に設定可能です。業務に関わるメンバー全員で同じ進捗管理表を共有することで、不要なコミュニケーションが減り、コミュニケーションの質も向上します。
駐在員にメールを送ったか、送っていないかの確認なども、担当者同士の会話によって情報共有が行われる場面が多いようです。AGAVEの[お知らせ配信」機能を利用すると、いつ誰がどの様な情報を発信しているのかの情報共有にとどまらず、メッセージの下書き段階から共有可能です。
駐在員の細かいプロファイル情報、例えばVISA番号や帯同状況などが、人事データベースではなく担当者のローカルフォルダに保管してはいないでしょうか。AGAVEを使えば、常に最新の情報をメンバー間で共有可能です。
また「申請フォーマットの最新版は〇〇さんが持っている」というように、属人管理になってしまうケースも多いですが、共有すべきドキュメントはAGAVE上に保管し、常に他のメンバーが利用可能な状態にしましょう。
駐在員からメール添付でExcelファイルが送られてきて、そのファイルをダウンロード後にプリントアウト、捺印後にスキャンし、そのPDFを次の捺印者にメールに添付して送信…、そんな業務に時間を取られていないでしょうか。
AGAVEの申請機能を利用すれば、いつ誰が承認したかの履歴が残るので、証跡としての捺印は不要になります。また、自動的にデータベース化される事で、承認結果の集計や経費実績の分析などの作業の効率化につながります。
AGAVEは、海外駐在員の赴任前、赴任中、帰任時の煩雑な管理を一括して行えるクラウドサービスです。
