駐在員管理システム AGAVE 活用シーン#03
赴任手配や帰任手配にまつわる
膨大なタスクをなんとか効率化したい

国内と比べて海外への転勤はやるべきタスクが膨大です。当事者は、住宅の退去や役所での書類手続きなど、渡航時に発生するタスクに追われます。その手続きの多さは、工数分散のために企業側がビザの手配・旅券手配・引っ越し手配を代行するケースも多いほどです。

しかし、その管理の実態を見ると多くの企業がエクセルなどの表計算ソフトで、駐在員・日本法人・外部ベンダーそれぞれのタスクの進捗管理を行なっています。

関係者全員の進捗状況を訊き、遅れがないか確認し、リマインドしまた進捗状況を聞く……。
海外赴任に伴う情報集約はとても効率が悪く、その非効率さゆえに遅延やミスが多く発生します。

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どうするべきか

「タスクの進捗状況が関係者に
自動で共有される仕組みを作る」

効率が下がる原因は、進捗管理の属人化です。管理者ひとりに情報が集約される構造は、メールなどのコミュニケーションに費やす時間が膨大になり、ボトルネックの原因になります。

属人化を防ぐには、関係者がタスクの進捗状況を情報共有できるデータベースを作りましょう。例えば、駐在員が自分のタスクを消化したことが自動で管理者に通知されれば、管理者は進捗確認を行う手間が省けます。また、予定通りにタスクを進行させるには「抜け漏れ防止」や「遅延検知」の仕組みを整えることも不可欠です。

システムを整備することで業務が明文化されると同時に、自身の業務を管理監督するマネージャー、連携する同僚や、引き継ぎ相手などに対して業務

POINT

・ボトルネックの原因=情報の集約構造をなくす
・情報の一元化だけではなく「抜け漏れ防止」や「遅延検知」も
・監督・連携・引き継ぎなども容易になる

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AGAVEで実現 !
SOLUTION
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業務の進捗を『プロジェクト管理』や
『お知らせ配信』で共有

プロジェクト管理では共通のタスク管理シートで、タスクの完了確認だけでなく、テキストやファイル添付などの情報付与を行う事ができます。
駐在員・管理者共に、自身の業務の中でに入力した情報が自然とで関係者に共有され、情報のやり取りや転記が削減されます。『プロジェクト管理』で関係者全員にタスクの進捗状況を共有-1  
当然、駐在員は自身のタスクのみが見えている状態(他の駐在員のタスクが見えてない状態)です。
同じ様に権限を絞ることで、引っ越し業者やVISA取得代行業者などの外部ベンダー用にアカウントを用意する事も可能です。

SOLUTION
2

『プロジェクト管理』のアラート機能を使い
タスク期日を管理する

プロジェクト管理に登録したタスクに期限を設定し、自動アラートメールでタスク遅延を抑止します。

『プロジェクト管理』のアラート機能を使いタスク期日を管理する-1

 

SOLUTION
3

『プロジェクト管理』のタスクフォーマットを更新し、
業務のナレッジを蓄積する

「タスク」や「説明文」を更新していくことで、効率のいい役割分担や、駐在員に理解しやすい説明、タスクの優先順位などのナレッジが蓄積されます。

『プロジェクト管理』のタスクフォーマットを更新し、業務のナレッジを蓄積する-1

 

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