駐在員管理システム AGAVE 活用シーン#04
長年、業務を担当していた社員が異動(退職)する際
培われた知識やノウハウを抜け漏れなく引き継ぐには

駐在員管理業務は特殊なナレッジが必要です。新しい担当者が業務について調べても、駐在員管理業務は会社によって運用が異なるため、スムーズに業務を行うことは困難でしょう。

他の業務と比べても駐在員管理業務は引き継ぎが大切な業務と言えるでしょう。会社によってはジョブローテーションが多く、さらに引き継ぎが大切でしょう。(赴任者ごとの特別な対応の情報・通常の作業とは別の緊急対応の裏ワザ)
「業務の全体像」と「各業務のノウハウ」の両方をきちんと引き継げる仕組みが必要です。

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どうするべきか

業務内容をまんべんなく
確認できる仕組みを構築する

スムーズに業務を引き継ぐには、赴帰任タスクを一つの画面で管理し、全体像を把握しやすくする仕組み作りが大切です。また、各タスクのノウハウを記録することも大切でしょう。併せて「抜け漏れ防止」や「遅延検知」の仕組みを整えれば、新しい担当者でも実務を行うことができるでしょう。

POINT

・業務の流れをキャッチアップできる仕組みをつくる
・業務ノウハウを可視化する

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AGAVEで実現 !
SOLUTION
1

『プロジェクト管理』で
赴任/帰任業務の全体像を共有

実施する順番にタスクを可能。また、必要な情報なども自由に記載できます。活用シーン④【ナレッジ共有】『プロジェクト管理』で、赴任帰任業務の全体像を共有  
当然、駐在員は自身のタスクのみが見えている状態(他の駐在員のタスクが見えてない状態)です。
同じ様に権限を絞ることで、引っ越し業者やVISA取得代行業者などの外部ベンダー用にアカウントを用意する事も可能です。

SOLUTION
2

『プロジェクト管理』で赴帰任前タスクの
内容と流れをキャッチアップ

プロジェクト管理機能で各タスクの手順を詳細に記述しておくことで、担当者全員にタスクの内容と流れを共有できます。

活用シーン④【ナレッジ共有】『プロジェクト管理』で、赴帰任前タスクの内容と流れをキャッチアップ

 

SOLUTION
3

『ユーザ管理』で赴任者ごとの
情報や特記事項を管理

ユーザ管理で赴任車の情報を確認できます。また、プロジェクト管理機能にプロファイルの情報を引用することも可能です。さらに、駐在管理者のみが閲覧可能な特記事項も管理できます。

活用シーン④【ナレッジ共有】『ユーザ管理』で、赴任者ごとの情報や特記事項を管理

 

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