駐在員管理システム AGAVE 活用シーン#01
常に各国の駐在員からの問い合わせに追われている

赴任した駐在員は、赴任初日から手続きや事務処理など、多くの作業に追われます。
彼らは、日本とは違うフローの事務処理に困惑し、赴任マニュアルを読み、先輩駐在員から情報収拾をして、対応を試みます。

そして情報を探しきれなかった駐在員が、次にとる行動は「日本本社への問い合わせ」です。
「○○は福利厚生の対象になるか?」「海外赴任の規約はどこにあるか」「立替金の経費精算はいつ?」などの問い合わせが来るたび、管理者は個別に回答しなければなりません。

これらの状況は聞く側、聞かれる側の双方にとって煩雑かつ、とても非効率です。

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どうするべきか

「必要な情報を駐在員本人が
見つけられるようにする」

問い合わせを減らすため、駐在員が欲しい情報をわかりやすく閲覧できる環境を作りましょう。欲しい情報がすぐにみつかれば、問い合わせは発生せず、課題は早く解決します。
さらに問い合わせが多い件は、関連する情報を増やし視認性をよくすることで、類似の問い合わせを減らすことも可能です。

POINT
  • 駐在員が欲しい情報をひとつの場所にまとめる。
  • 過去の問い合わせを元に、先回りして情報提供を行う。
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AGAVEで実現 !
SOLUTION
1

『ドキュメント』に
駐在員が求めるすべての情報を一元化

AGAVEには、フォルダを作成してファイルを格納することの出来る「ドキュメント」機能があります。海外赴任中に必要とする資料のすべてがAGAVE内にあれば、駐在員自身が必要な情報を探し、見つけることが可能です。さらに状況に応じ、担当者ごとの閲覧権限の設定も行えます

日本国内の社内ポータルが、海外からのアクセス制限や、駐在員向けには情報過多でうまく機能しない場合でも、クラウド環境にあるAGAVEならいつでもどこでも情報の検索が可能です。

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SOLUTION
2

『プロジェクト管理』ですべての駐在員タスクを一括管理

海外赴任が決定したら、赴任前に対応すべき事柄や、赴任中に定期的に行うべき手続きなど、すべて「プロジェクト管理」で進捗の共有をしましょう。管理者側からは1枚のシートで全ての駐在員と情報の共有が可能で、それぞれの駐在員には自分のタスクと関連する情報のみが表示されます。
共通のプラットフォームを利用することで、自身のタスク管理だけでなく、他のメンバーとの共同作業も容易になります。

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SOLUTION
3

『経費申請』で、申請条件や支払い予定日を明確化

経費の申請や承認はワークフロー機能で、申請の条件や支払い予定日を明確にしましょう。

必要な書類や記入に関する注意事項、処理の流れを記載することで、駐在員の疑問に先回りします。さらに「どこまで承認されたのか」「支払い予定日がいつか」など、問い合わせの原因になりやすい項目が見やすくデザインされています。
管理者は、フリーな説明文を記載できるので、問い合わせ傾向をもとに、より明快なシステムに育てることも可能です。

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