問い合わせ対応の工数を減らしたい！

AGAVEには、フォルダを作成してファイルを格納することの出来る「ドキュメント」機能があります。海外赴任中に必要とする資料のすべてがAGAVE内にあれば、駐在員自身が必要な情報を探し、見つけることが可能です。さらに状況に応じ、担当者ごとの閲覧権限の設定も行えます

日本国内の社内ポータルが、海外からのアクセス制限や、駐在員向けには情報過多でうまく機能しない場合でも、クラウド環境にあるAGAVEならいつでもどこでも情報の検索が可能です。

海外赴任が決定したら、赴任前に対応すべき事柄や、赴任中に定期的に行うべき手続きなど、すべて「プロジェクト管理」で進捗の共有をしましょう。管理者側からは1枚のシートで全ての駐在員と情報の共有が可能で、それぞれの駐在員には自分のタスクと関連する情報のみが表示されます。
共通のプラットフォームを利用することで、自身のタスク管理だけでなく、他のメンバーとの共同作業も容易になります。

経費の申請や承認はワークフロー機能で、申請の条件や支払い予定日を明確にしましょう。

必要な書類や記入に関する注意事項、処理の流れを記載することで、駐在員の疑問に先回りします。さらに「どこまで承認されたのか」「支払い予定日がいつか」など、問い合わせの原因になりやすい項目が見やすくデザインされています。
管理者は、フリーな説明文を記載できるので、問い合わせ傾向をもとに、より明快なシステムに育てることも可能です。