リモートワークとは？リモートワークに必要なツールやおすすめなツールをご紹介

2022.05.12 Circlace

Remote work 日本ではかねてより働き方改革の一環として、リモートワークの必要性が叫ばれていましたが、新型コロナウイルスの世界的な流行により急速に浸透しつつあります。
東京都産業労働局が実施した調査によれば、労働人口の多い東京都ではリモートワークの普及率が2020年3月で24.0％だったものが、2021年2月後半では58.7％となりました。

この記事では、リモートワークの概要や、導入するうえで必要となるツール、おすすめのツールをご紹介します。

リモートワークとは何か？テレワークとの違い

difference リモートワークと似た言葉にテレワークというものがあります。リモートワークとテレワークはそれぞれどういった働き方を指すのか、両者にはどのような違いがあるのかを確認していきましょう。

リモートワークとは？

リモートワークとは、「遠隔」を表すremoteと「働くこと」を意味するworkを組み合わせた言葉です。従業員が出社することなく、オフィス以外の別の場所で働くことを意味しています。
具体的には、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などがリモートワークにあたります。日本では、働き方改革や新型コロナウイルスの流行による影響で注目を集めている働き方です。

テレワークとの違い

テレワークは「離れた場所」を表すteleと「働くこと」を意味するworkを組み合わせた言葉です。1970年代のアメリカで生まれた言葉で、総務省では「ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。

テレワークには雇用型と自営型があります。雇用型には自宅を就業場所とする「在宅勤務」、常駐先・カフェ・ホテルなど施設に依存せず仕事を行う「モバイルワーク」、会社が用意した遠隔オフィスであるサテライトオフィスなどを就業場所とする「施設利用型勤務」があります。一方の自営型にあるのは「SOHO」や「内職副業型勤務」です。このように、テレワークには雇用形態と働く場所によってさまざまな呼び方があります。

リモートワークとテレワークの違いはというと、両者に明確な違いはなく、ほぼ同義です。どちらの言葉を使っても意味は通じます。リモートワーク（テレワーク）には、完全に出社の必要がないフルリモートワーク（常時テレワーク）のほかに、週1～2回や月数回など決まった日だけリモートワークを行うハイブリッドリモートワーク（随時テレワーク）があり、さまざまな形態で導入されています。

リモートワークで必要になるツール

Remote tool リモートワークではオフィスから離れて業務を行うことから、マネジメントやコミュニケーションにおける問題が生じて生産性が下がるケースもあります。しかし、新たなICTツールを活用することで、このような問題を解消し、オフィスの外で仕事をしていても自分のデスクにいるかのように業務を行うことも可能です。
ここでは、リモートワークを行ううえで必要になるツールをご紹介します。

① Web会議ツール

Web会議ツールはインターネット回線を利用して複数人で顔を見ながら会話ができるコミュニケーションツールです。オフィスから離れて業務を行うリモートワークにおいて遠隔会議ができるというもので、出社して集まれないことによるコミュニケーション不足を解消できます。社内の会議だけでなく商談でも利用可能です。

Web会議ツールは通常のパソコンやタブレット端末から利用ができます。端末にカメラとマイクが内蔵されていれば、専用機器は不要です。ツールが有料の場合も、料金体系は月額課金制のところが多いため、中小企業も導入しやすいでしょう。なお、ツールの種類や選択するプランにより、会議を同時に開催できる数や同時に参加できる人数に違いがあります。

② 勤怠管理ツール

管理職にとっては、オフィスの外で仕事を行う社員の勤怠管理をどのように行うかは悩みどころの一つです。リモートワークを導入する際には、社外から打刻できる勤怠管理ツールの利用が便利でしょう。なお、業務の評価方法としては、始業時に実施項目を伝え、終業時に成果を報告する手法を多くの企業が採用しています。

勤怠管理ツールのなかには、勤務時間中に在宅勤務者がどのような画面を見ていたかをランダムでキャプチャーできるものや、席を外す際に離席ボタン・戻った時に着席ボタンを押して着席している時間を一日の労働時間とできるものもあります。従業員がどのような働き方をしているのかを遠隔で管理したい場合にはこちらの利用も便利です。

③ チャットツール

チャットツールはインターネット回線を利用して、主に文字でやりとりするコミュニケーションツールです。メールでのやりとりに比べリアルタイムでの効率的なコミュニケーションが可能であり、複数人でのやりとりにも適しています。

リモートワークでも円滑に日々の報告・連絡・相談を行うには、チャットツールの活用が欠かせません。チャットツールはさまざまな企業が提供しており、それぞれ特徴が異なります。料金体系は月額課金制のところが多いため、中小企業も導入しやすいでしょう。

④ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、企業が蓄積している知識や経験をクラウドのファイルを用いて社内外で効率的に共有できるツールです。クラウドのファイルは社内の共有フォルダより容量が大きいため使い勝手もよいでしょう。

仕様書や業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録など幅広いナレッジを自由に閲覧できれば、実際の手元に資料がなくても業務の円滑な遂行が可能になります。ナレッジ共有ツールの利用は、リモートワークでの業務効率化や生産性向上にもつながります。

リモートワークツールを選ぶ際のポイント

Online Mtg リモートワークツールはセキュリティ面や操作性を重視して選ぶのがポイントです。具体的に確認していきましょう。

① セキュリティ面で安心なツールであることが必須条件

まずリモートワークにおいては、インターネット経由の攻撃を防御する対策がされているオフィスとは違い、パソコンのウイルス感染や情報内容の盗聴といった脅威にさらされやすいことを念頭に置きましょう。

リモートワークツールを選ぶ際は、セキュリティ面で信頼できるツールの選定が必須条件です。信頼できる企業が提供しているツールであるか、ツールのセキュリティ体制は万全かといった点を事前に確認しておきましょう。

② 誰もが簡単に操作できるツールが望ましい

リモートワークツールは誰もが簡単に操作できるものを選ぶとよいでしょう。操作性がシンプルであり、表示が見やすく、感覚的に使用できるツールなら、実際に利用する従業員の負担も少なくて済みます。逆に操作が難しいツールは操作を覚える手間がかかり、効率的でないためおすすめしません。

企業のリモートワークにおすすめな「Circlace®」

Remote Lifestyle Circlaceは、業務の最適化に必要なあらゆる機能を持った統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォームです。コミュニケーションと管理に必要な機能が完備されており、複数のツールを組み合わせて使う必要がありません。
また、業務プロセスやコミュニケーション、ファイル、データベースなどの要素をCirclaceに集約し、組織のナレッジとして活用できる点も導入における大きなメリットです。ルールやノウハウ、過去の業務を即座に検索でき、業務の属人化防止やスムーズな引き継ぎといった効率化を実現します。

セキュリティ対策が万全なことからも、場所を選ばず仕事を円滑に進める必要があるリモートワークに最適なツールといえます。
これからリモートワークを本格導入する場合や、リモートワークを実施しているものの業務に問題が生じている場合には、ぜひCirclaceの導入をご検討いただくことをおすすめします。