属人化とは？属人化を解消する方法とデメリットを解説

2022.08.08 Circlace

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属人化は、時として業務の停滞や効率の低下につながります。最悪のケースではクライアントとのトラブルに発展することもあるでしょう。属人化の傾向にある企業は、リスクヘッジとして対策を講じるべきです。

当記事では属人化の意味とデメリットについて解説し、属人化を解消するための具体的な方法をお伝えします。ご自身の部署やチーム内の課題としてお悩みの方は、ぜひご参考にしてください。

属人化とは何か

1-2 「属人化」とは、特定の業務についての情報（進行方法・進捗状況など）を担当者だけが認識している状態のことを指します。担当者が不在の場合、該当業務について対応・管理ができないため、属人化は企業や組織において大きな障害となる可能性があります。

属人化のデメリット

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属人化には、業務の最適化・担当者のエキスパート化といったメリットもあります。しかしメリットよりもデメリットのほうが多く、業務に与える影響は大きいです。

業務効率が低下する

1つの業務を担当者のみが管理・進行すると、業務の分散ができず効率が悪くなる可能性や、残業・長時間労働が慢性化するリスクが高まります。

業務品質のムラが出る

業務の進行方法や品質を客観視できず、改善点を精査することが難しくなり、他の業務と比較して品質にムラが出ることがあります。

属人化を解消するには

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属人化を解消するためには、業務の「標準化」と「平準化」を図ることが必要です。

標準化とは

標準化とは、ものや事柄を単純化したり、手順ややり方を統一したりすることにより、製品やサービスの品質を高めることです。
最適な業務手順に統一され、誰でも同じ方法、同じ品質で作業することが可能になれば、属人化解消や業務品質改善につながるでしょう。

平準化とは

平準化とは、物事を均一にすることで公平にすることです。製造業ではさまざまな種類の製品を均等に生産することを指しますが、一般企業においては従業員の業務量や負担を平らにならすことを「業務平準化」と言います。

属人化を解消する3つの方法

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では属人化を解消するためには、どのような手段を講じれば良いのでしょうか。

業務マニュアルを作成・改善する

業務の流れや進行方法、具体的な業務内容、業務上の注意点などを記載した業務マニュアルを作成することで業務の標準化が実現し、担当者以外でも対応が可能となり、属人化が解消されます。
マニュアルを作成する際は、まず記載したい情報の洗い出しと整理を行ってから、構成案（枠組み）を作っておくと効率的に作成ができます。構成案で設定した見出しごとに説明文を記載していくほか、業務内容を把握していない従業員でも理解できるように、図や動画などを取り入れるとより効果的です。

またマニュアルを作成することで、属人化の原因を洗い出すことができます。原因と思われる作業内容や手順を改善していけば、より有効性がある業務マニュアルを作成することができるでしょう。

業務の分散化・流動化

従業員が抱える業務量の偏りを把握し、社内・部署内で業務を可能な限り均等に分散させます。これにより業務の平準化が実現し、属人化の解消につながります。

また業務・職務を流動化させることも、平準化に有効な手段の1つです。上述の業務マニュアル整備や分散化により業務効率を高めて業務状況に余裕を持たせ、業務の担当者を定期的に変更することで、各従業員により多くの業務を把握させることができます。

ナレッジマネジメントを実施する

ナレッジマネジメントとは、社員が個人で得た知見やノウハウなどを社内に共有する経営管理の手法です。ナレッジマネジメントツールの導入やExcelの活用によりナレッジマネジメントを実践できれば、企業全体の生産性向上や一元管理が期待できます。

ナレッジマネジメントについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
ナレッジマネジメントとは？意味や手法、ツール選びについて解説

属人化の解消に役立つ「Circlace®」

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統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォームの「Circlace（サークレイス）」は、社内外でのナレッジの可視化、蓄積、共有、活用などができます。業務に関する情報を一箇所に集約できるため、属人化の解消に有効なナレッジマネジメントの実施に活用できることが大きな特徴です。
また担当者の業務負荷状況やアサイン状況なども見える化できるため、業務量の均等化・分散化も実現しやすくなります。

属人化からの脱却をはじめ、業務上のやり取りや情報、ファイルなどの管理ツールを一元化したいのであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

属人化を解消し業務の標準化を実現したい方は、ぜひCirclaceの詳細ページをご確認ください。

< 統合型デジタルコミュニケーション・プラットフォーム「Circlace®︎」>

参考：

ProFuture株式会社｜HRpro「「属人化」の意味やリスク、デメリットとは？ 解消のメリット、急な退職にも慌てないポイントなどを解説」
https://www.hrpro.co.jp/series_detail.php?t_no=2660 2021年12月17日

Chatwork株式会社｜ビジネスチャットならChatwork「属人化のメリットと属人化のリスクを把握して業務改善を進めよう」
https://go.chatwork.com/ja/column/efficient/efficient-103.html 2021年11月6日

ワークフロー総研｜「業務の属人化を解消する方法は？原因や標準化のポイントを解説」
https://www.atled.jp/wfl/article/14622/ 2022年4月15日

株式会社スタディスト｜Teach Me Biz「業務の属人化を解消する方法とは？原因と標準化の進め方を解説」
https://biz.teachme.jp/blog/individualization-of-jobs/ 2022年7月22日

株式会社TMJ｜業務改善ノート「業務改善につなげる「業務標準化」の進め方とは？成功事例も紹介」
https://www.tmj.jp/column/column_10335/ 2022年2月22日