駐在員管理システム「活用シーン」

駐在員の労務管理を行う業務の中で、問い合わせに対応する時間はとても多く、煩雑です。
あらたに赴任した駐在員からすれば、日本に勤めていたときとは、違うフローで事務処理が行われる、確認すべき事が多く、先輩駐在員から情報収拾をしたり、赴任マニュアルを探して読んだり･･･と、多くの手間が発生します。
情報を探しきれなかった駐在員から「これは福利厚生の対象になりますか？」「海外赴任の規約はどこにありますか？」「前に立て替えた経費っていつ支払われますか？」などメールで個別に問い合わせが発生し、管理者はそのたびに、回答しなければなりません。
これらの状況は聞く側、聞かれる側の両方にとって、とても非効率です。

「必要な情報を駐在員本人が見つけられるようにする」

問い合わせを減らすには、駐在員が欲しい情報をわかりやすく閲覧できる環境を作ることが重要です。駐在員本人が、自分で求める情報をみつけることができれば、問い合わせは発生しませんし、より早く疑問を解決できます。
また、一度問い合わせが発生した件については管理者が、関連する情報を増やしたり、視認性をよくしたりすることで、類似の問い合わせを減らすことができます。

『ドキュメント』に駐在員が求めるすべての情報を一元化

AGAVEには、フォルダを作成してファイルを格納することの出来る「ドキュメント」機能があります。駐在員が海外赴任中に必要とする資料のすべてがAGAVE内にあれば、駐在員自身が必要な情報を探し、見つけることができます。もちろん状況に応じ、閲覧権限の設定も可能です。
日本国内に社内ポータルをお持ちの企業であっても、駐在員が本社のイントラネット環境へのアクセスを制限されたり、情報が多すぎて探しきれないといった理由で、海外駐在員向けには機能しないケースが多くあります。

『プロジェクト管理』ですべての駐在員タスクを一括管理

海外赴任が決定したあとに駐在員側で対応すべきことや、赴任中に駐在員と日本法人管理者で定期的に共有すべき情報などは、「プロジェクト管理」で進捗の共有をしましょう。管理者側からは1枚のシートで駐在員すべてに情報の共有ができて、駐在員には自分のタスクと関連する情報のみが表示されている状態を作れます。
個別のエクセル管理から、共通プラットフォームに切り替えることで、自身のタスク管理だけでなく、ほかのメンバーと相互の協力も可能になります。

『経費申請』で、申請条件や支払い予定日を明確化

経費の申請や承認をするためのワークフロー機能で、経費申請の条件や支払い予定日などの通知を行います。過去の質問を元に、必要な書類や記入に関する注意事項、フローについての説明を記載することで、駐在員の疑問に先回りした補足を可能にします。さらに「どこまで承認されたのか」「支払い予定日がいつか」など、問い合わせの原因になりやすい項目が視認しやすくデザインされています。
管理者は、画面の随所に自由な文面で説明を記載できるので、問い合わせ傾向をもとに、より明快なシステムに成長させることができます。

駐在員管理システム「活用シーン」

課題

施策概要

「必要な情報を駐在員本人が見つけられるようにする」

AGAVEを使った解決方法

『ドキュメント』に駐在員が求めるすべての情報を一元化

『プロジェクト管理』ですべての駐在員タスクを一括管理

『経費申請』で、申請条件や支払い予定日を明確化

豊富な機能で、海外赴任者の管理を効率化します

詳細は、フォームに必要情報を入力して資料をご確認ください。